sistem perkantoran4 (Tujuan, Fungsi, Tugas, Aspek dan Bidang Kerja Manajemen Administrasi Perkantoran)

Tujuan, Fungsi, Tugas, Aspek dan Bidang Kerja Manajemen Administrasi Perkantoran

 

Manajemen administrasi perkantoran adl bagian dari manajemen yg memberikan informasi layanan bidang administrasi yg diperlukan ukt melaksanakan kegiatan secara efektif & memberi dampak kelancaran pd bidang lainnya.
Kegiatan Manajemen Administrasi Perkantoran
Kegiatan manajemen administrasi antara lain :
• Penyediaan informasi yg dibutuhkan ukt kepentingan manajemen.
• Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah ukt diakses oleh yg membutuhkan.
• Pengadministrasian seluruh kegiatan
• Menginventarisasi peralatan kantor

Tujuan Manajemen Administrasi Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yg berjudul Office Management and Control, yaitu:
1. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yg cermat
3. Membuat catatan dgn biaya minimal
4. Memberikan semua keterangan yg lengkap & diperlukan siapa saja, kapan & di mana hal itu diperlukan ukt pelaksanaan perusahaan secara efisien
5. Memberikan catatan & laporan yg cukup dgn biaya serendah-rendahnya.

Aspek (fungsi) Manajemen Administrasi Perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yg meliputi rangkaian aktivitas antara lain:
1. Pengendalian & pengawasan
2. Pengarahan & pengawasan
3. Pengarahan
4. Manajemen
5. Pengawasan
6. Perencanaan, pengendalian & pengorganisasian
7. Manajemen & pengarahan
8. Tata laksana/penyelenggaraan
9. Pelaksana secara efisien

Faktor-faktor Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Edwin Robinson

1. Persayaratan
2. Metode
3. pegawai
4. Material perlengkapan

Fungsi-fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran yg terkait menurut H.Mac Donald (office management)

1. Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
2. Biaya perkantoran (office costs)
3. Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
4. Kepegawaian perkantoran (office personel)
5. Metode perkantoran (office methods)
6. Perlengkapan perkantoran (office equipment)

Cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey

1. peralatan & mesin (appliance and machine)
2. perbekalan & alat tulis (supplies and stationery)
3. metode (methods)
4. tata warkat (records)
5. kontrol pejabat pimpinan (executive controls)
6. ruang perkantoran (office space)
7. komunikasi (communications)
8. kepegawaian kantor (office personnel)
9. perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)

Manajemen Administrasi Perkantoran menurut George R. Terry

Manajemen perkantoran adl perencanaan, pengendalian & pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yg melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yg telah ditentukan.

Manajemen Administrasi Perkantoran menurut William Leffingwell & Edwin Robinson

Manajemen Perkantoran dpt didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, & pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yg melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yg telah ditentukan lbh dahulu.

Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Millis Geoffrey

Manajemen kantor adl seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yg sesuai dgn lingkungannya demi mencapai tujuan yg ditetapkan.
Dengan demikian, manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur & menyusun), mengarahkan (memberikan arah & petunjuk), mengawasi & mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yg terkena oleh rangkaian kegiatan itu pd umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work).

Manajemen Administrasi Perkantoran meliputi pekerjaan perkantoran diantaranya:

1. menggandakan (duplicating)
2. mengirim surat (mailing)
3. mengetik (typing)
4. menghitung (calculating)
5. menyimpan warkat/arsip (filing)
6. menelepon (telephoning)
7. memeriksa (checking)
8. dan kegiatan lain.

sistem perkantoran3

Pembuatan Notulen Rapat yang Baik dan Benar

Notulen adalah sebuatatan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara yang ditulis oleh seorang Notulis, yang akan dilaporkan oleh Ketua kegiatan, dan akan dipertanggung jawabkan suatu saat pada seluruh anggota atau peserta acara. Notulen adalah naskah dinas yang membuat catatan jalannya acara (kegiatan) mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan, serta penutupan.
Notulen sekurang-kurangnya berisi:

1. Tujuan kegiatan
2. Pikiran-pikiran yang akan dibahas dalam kegiatan 
3. Saran dan keputusan dalam kegiatan
4. Waktu pelaksanaan
5. Pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan.

Susunan kepala notulen dilakukan agar para notulis dapat dengan mudah mengerti bagaimana cara penulisan notulen dengan baik dan benar. Selain itu, juga agatr notulen dapat tersusun dengan rapi dan sistematis.

a. Kepala Notulen

Kepala Notulen merupakan bagian-bagian yang pertamakali harus diingat dalam penulisan tanpa tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas :

1. Nama atau tema yang akan dibahas
2. Hari dan tanggal acara dilaksanakan
3. Waktu (Jam) pelaksanaan acara
4. Tempat pelaksanaan acara
5. Acara saat berlangsung
6. Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu Ketua dan Wakil Ketua, Sekretaris, Notulis, Peserta

 

b. Isi Notulen
Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal.Maksud dari pembuatan isi notulen adalah agar dapat membedakan dari susunan matematis dalam notulen tersebut.
Adapun susunan sistimatika dalam penulisan notulen adalah :

1. Kata pembukaan 
2. Pembahasan
3. Pembacaan Keputusan dari Hasil
4. Waktu (Jam) penutupan

c. Bagian Akhir Notulen
Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya diakhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen.
Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah :

1. Nama Jabatan
2. Tanda tangan
3. Nama pejabat, pangkat, dan NIP

d. Penandatanganan
Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan.
Berikut adalah penjelasan tentang penandatanganan :

1. Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat.
2. Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan.
3. Notulen ditanda tangani oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, dan Notula.

Catatan hasil diskusi dituliskan dalam bentuk notulen. Notulen merupakan catatan singkat mengenai jalannya diskusi, hal-hal yang diputuskan dalam diskusi tersebut, serta pembicaraan penting lainnya. Hasil catatan tersebur dapat dijadikan rujukan pelaksanaan kegiatan yang telah disepakati. Oleh karena itu, selama berjalannya diskusi, notulis harus mampu mencatat hal-hal penting dan hasil-hasil yang dicapai.

Berikut disajikan contoh :

Notulen hasil diskusi atau seminar.

Tanggal	:
Waktu	:	19.00 s.d 23.00 WIB
Tempat	:	Ruang Rapat SMA Bina Sarana Cendekia Bandung
Tema	:	"Remaja dan Pergaulan Bebas"
Tujuan	:	Mencermati perkembangan pergaulan remaja yang cenderung mengarah pada pergaulan bebas serta menentukan langkahlangkah pembinaan.
Pembicara	:	M. Ramzy, Nanda, Rachmat Dwi Alfian
Ketua/ Moderator	:	Disella
Notulis	:	Tri Ayu
Jumlah Peserta	:	60 Orang

 

Susunan acara :

1. Pembukaan
2. Penyajian materi
3. Tanya jawab
4. Penutup

Pokok permasalahan yang dibicarakan:

1. Perkembangan remaja dalam konteks masa kini
2. Tinjauan sisi positif dan negatif pergaulan remaja saat ini
3. Meminimalisasikan pergaulan negatif remaja untuk menghindari pergaulan bebas yang bertentangan dengan agama dan nilai-nilai moral masyarakat
4. Menumbuhkan motivasi remaja mengembangkan potensi dirinya

Kesimpulan:
Semakin maraknya pengaruh budaya Barat berakibat pada kehidupan pergaulan remaja saat ini. Oleh karena itu, kita harus mampu menyaring pengaruh-pengaruh negatif budaya tersebut agar tidak terjerumus pada kesesatan yang akan merugikan diri kita di dunia dan akhirat.
Diskusi merupakan pembahasan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk memecahkan suatu permasalahan atau untuk mencapai kesepakatan. Dalam diskusi, ide diperdebatkan sehingga tampak kekurangan dan kelebihan dari ide tersebut. Permasalahan yang diangkat dalam diskusi akan dikaji sedemikian rupa sehingga dapat ditarik kesimpulan yang dapat dipahami oleh seluruh peserta diskusi.

Perdebatan/pengkajian masalah dalam diskusi biasanya diwarnai dengan pro dan kontra, setuju dan tidak setuju, serta sanggahan dan penolakan pendapat. Hal-hal tersebut wajar dalam sebuah diskusi asalkan disampaikan dengan penuh tanggung jawab disertai bukti/alasan yang kuat. Selain itu, seseorang yang menyampaikan pendapatnya dalam diskusi harus
menyampaikannya secara santun, misalnya :

1. Maaf, saya kurang setuju dengan pendapat Saudara. Menurut saya, pendidikan tidak hanya menjadi tanggung jawab salah satu pihak.
2. Maaf, Saudara Amin, usul Anda sebenarnya menarik, tetapi perlu diingat bahwa kita tidak mempunyai dana yang cukup.
3. Maaf, saya tetap tidak setuju dengan pendapat Saudara, tetapi bukan berarti bahwa saya tidak akan bertanggung jawab terhadap kesepakatan yang diputuskan dalam forum ini.

korespondensi, sistem perkantoran 2

Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sedangkan pengertian surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi (Sutrisno dan Renaldi, 2006).

Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.

Dalam perkembangannya, tampak bahwa penerbit surat dinas tidak hanya instansi pemerintah. Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa dalam urusan kedinasan biasa ditemukan surat izin untuk tidak masuk kerja. Surat semacam itu tidak semata-mata mengutarakan masalah pribadi, tetapi lebih cenderung berisi masalah kedinasan sebab pembuat surat adalah seorang PNS, masalah yang dikemukakan dalam surat itu berkaitan dengan pekerjaannya, dan pengajuan izin semacam itu didasari undang undang. Oleh karena itu, surat izin semacam itu pantas disebut sebagai surat dinas.

Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling, yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.

Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan. Oleh karena itu, jika seorang PNS, dari bagian mana pun, menerima surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat.

Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut :

1. Penyortiran surat

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :

a. Unit Organisasi

Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

b. Macamnya

Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.

c. Klasifikasinya

Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).

d. Kualifikasinya

Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).

e. Urgensinya

Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.

Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.

2. Pembukaan sampul

Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.

Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut :

a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong.

b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah bagian ujung sampul surat dengan gunting.

Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat.

3. Mengeluarkan surat dari sampul

Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut :

a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat dari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.

b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambil ah surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal.

4. Pembacaan surat

Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.

Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya.

5. Pencatatan surat

Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.

Tanggal Penerimaan Surat Masuk

Nomor Urut Agenda

Tanggal dan Nomor Kode Surat Masuk

Alamat Pengirim

Hal

Lampiran

Isi Disposisi

Ket.

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

6. Pembagian Surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.  :)