Korespondensi dalam
kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat
dan berkomunikasi dengan surat.
Sedangkan pengertian surat
adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan
kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi
informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang
bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat
resmi (Sutrisno dan Renaldi, 2006).
Surat dinas ialah surat
yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan
dinas. Surat
ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat
perintah, memorandum, dan surat
keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan
ialah surat lamaran pekerjaan, surat
permohonan izin, dan surat
permohonan cuti.
Dalam
perkembangannya, tampak bahwa penerbit surat
dinas tidak hanya instansi pemerintah. Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa
dalam urusan kedinasan biasa ditemukan surat
izin untuk tidak masuk kerja. Surat semacam itu
tidak semata-mata mengutarakan masalah pribadi, tetapi lebih cenderung berisi
masalah kedinasan sebab pembuat surat adalah
seorang PNS, masalah yang dikemukakan dalam surat itu berkaitan dengan pekerjaannya, dan
pengajuan izin semacam itu didasari undang undang. Oleh karena itu, surat izin semacam itu pantas disebut sebagai surat dinas.
Pengurusan surat sering juga disebut
dengan istilah Mail Handling, yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi
tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan
surat bukan hanya menerima surat
masuk dan mengirimkan surat
keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan surat
juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat
ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.
Surat-surat masuk
adalah semua surat
dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan
dan pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat
masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan. Oleh karena
itu, jika seorang PNS, dari bagian mana pun, menerima surat
masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah
menyerahkan surat
masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat.
Setelah surat-surat
itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat,
selanjutnya surat
itu diadakan pengolahan sebagai berikut :
1. Penyortiran surat
Langkah yang
pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat
adalah memilah-milahkan surat.
Surat dapat dipilah
berdasarkan :
a. Unit Organisasi
Surat-surat
dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada
pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.
b. Macamnya
Surat-surat di
dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi,
surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.
c. Klasifikasinya
Pemilahan
selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat
segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal
2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).
d. Kualifikasinya
Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat
sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat
rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), surat
terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).
e. Urgensinya
Surat-surat
dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.
Pengelompokan
semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya;
yaitu selain dapat diketahui ke mana surat
itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang
penyampaiannya harus didahulukan.
2. Pembukaan sampul
Setelah surat-surat
itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul.
Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat
rahasia dan surat-surat pribadi.
Langkah pembukaan surat yang paling baik
hendaknya dilakukan seperti berikut :
a. Surat yang bersampul tertutup memanjang,
sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja,
bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat
dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian
dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat.
Yakinkan agar surat
di dalam jangan sampai terpotong.
b. Sampul yang
tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada dalam
sampul ke arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah
amplop surat,
kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat
dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah
bagian ujung sampul surat
dengan gunting.
Saat ini telah
tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai
hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan
pastikan tidak sampai merusak surat
yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat.
3. Mengeluarkan surat dari sampul
Langkah berikutnya
yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka.
Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus
dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat
itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya. Cara
yang baik, lakukanlah seperti berikut :
a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah
bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat dari dalam sampulnya dengan jari-jari
tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat
yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.
b. Untuk surat yang sampulnya
melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas
mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat
hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambil ah surat dari dalam sampul.
Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai
ada yang tertinggal.
4. Pembacaan surat
Surat-surat yang
telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah
surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu
ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani
masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu
terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya
dengan surat tersebut.
Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya,
maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan
menggunakan stapler. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit
yang menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. Bila
ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya ini ternyata
tidak sesuai, agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari
satu lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu
dengan lembar lainnya.
5. Pencatatan surat
Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas,
selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi
masing-masing surat.
Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.
Tanggal Penerimaan
Surat Masuk
Nomor Urut Agenda
Tanggal dan Nomor Kode Surat Masuk
Alamat Pengirim
Hal
Lampiran
Isi Disposisi
Ket.
Pencatatan surat sangat diperlukan
untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku
agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir
dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu
dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.
6. Pembagian Surat
Setelah surat-surat
dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian
surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris
pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada
petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan
lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi.
Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat
harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi. :)
