PENGERTIAN TATA LETAK DAN TATA RUANG KANTOR
Tata Ruang Kantor
A.
Pengertian
Tata Ruang Kantor
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa
inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout. Tata ruang kantor
adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang
tersedia.
Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata
ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :
· Menurut George Terry yang disadur pula oleh
The Liang Gie menyatakan :
Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai
kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini
untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang
dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak (1988:200).
· Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan :
Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai
penyusunan perabotan dan alt perlengkapan pada luas lantai
yang tersedia (1956:117).
Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran
pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para
pekerja dalam meningkatkan
produktifitas. Selain itu pengaturan tata
ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :
·
Mencegah
penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang
sebetulnya tidak perlu.
·
Menjamin
kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
·
Memungkinkan
pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat
dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
·
Mencegah
para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu
bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).
Para ahli ilmu jiwa berpendapat bahwa lokasi
fisik atau tata ruang tempat orang bekerja mempunyai pengaruh terhadap sikap, produktivitas
dan pergaulanya dengan yang lain. Kantor-kantor medern dirancang dan di bangun
sesuai dengan perkembangan teknologi. Rancangan kantor-kantor modern adalah
kantor terbuka sehingga mempermudah komunikasi dan terjalinnya kerja yang
harmonis.
Human Miller and human Miller Inc. perusahaan
perancang kantor yang terkenal taraf Internasional, berkedudukan di Zeeland,
Michigan, adalah seorang penganjur utama konsep kantor terbuka. Miller
menjelaskan bahwa kantor yang kita kenal sekarang ini sudah berumur lebih dari
seratus tahun. Pada mulanya kantor adalah sekumpulan orang yang bekerja dalam
satu ruangan yang penuh, memakai pena dan tinta untuk menulis dengan tangan
dalam buku-buku besar dan membuat hitungan yang rumit. Tidak ada mesin tik, tidak
ada mesin hitung, meja kantor yang pantas, alat-alat reproduksi, dan sedikit
pengertian mengenai pengaruh lokasi serta kenyamanan bagi para pekerja. Konsep
kantor terbuka dapat menimbulkan salah pengertian. Ini bukan sekedar suatu
ruangan tanpa tembok dengan meja-meja yang ditaruh sembarangan.
Kantor terbuka merupakan suatu konstruksi yang
memberikan keterbukaan untuk mempermudah berkomunikasi dan pertemuan, namun
sekaligus menjamin kebebasan
pribadi. Kebebasan pribadi diciptakan dengan
pemasangan sekat-sekat yang dapat dipindahkan atau digeser. Sekat-sekat
tersebut menghindarkan para manajer dari
isolasi tembok tertutup dan perasaan tidak
enak yang menghinggapi seseorang bila dalam ruangan sama sekali terbuka.
Keuntungan yang diperoleh dari kantor terbuka adalah:
Kantor terbuka memungkinkan perubahan
terus-menerus dengan biaya minimum setelah pola dasarnya ditetapkan. Adanya
kenyamanan karena sirkulasi udara cukup lancar, penerangan merata, kursi dan
meja yang enak dipakai, memperbaiki semangat kerja dan cenderung menghilangkan
sebagian dari perselisihan yang timbul akibat tempat kerja terlalu berdekatan. Arus
perkerjaan lebih lancar dan hal-hal yang saling berkaitan dapat ditempatkan
sedemikian rupa sehingga pekerjaan dapat dengan mudah beralih dari seksi yang satu
keseksi yang lain.
B.
Tujuan
Tata Ruang Kantor
Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur
pekerjaan yang efektif dan efesien, maka tujuan tata ruang kantor adalah
sebagai berikut :
I. The Liang Gie
· Pekerjaan di kantor itu dalam proses
pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
· Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir
secara lancar
· Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai
dapat terpelihara
· Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung
secara memuaskan
· Seluruh ruang dipergunakan secara efesien
untuk keperluan pekerjaan
· Pihak luar yang mengunjungi kantor yang
bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut2
· Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk
berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperluka (The Liang Gie,
1988:207)
II. Geofrey Mills dan Standingford
Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa
tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah :
· Persyaratan peraturan perundang-undangan
dipenuhi
· Setiap ruangan dipergunakan sehingga
bermanfaat besar
· Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap
orang
· Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf
yang bekerja
· Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok
kerja terpelihara
· Komunikasi dan arus kerja diperlancar
· Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan
tersendiri
· Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan
· Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya
listrik, telepon
· Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208)
· Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa
tujuan tata ruang kantor :
· Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap
ruangan digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan
· Menambah semangat kerja pegawai
· Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang
datang mengunjungi kantor
· Mempermudah pengawasan
Tata Letak
A.
Pengertian
Tata Letak
Tata letak merupakan satu keputusan penting
yang menentukan efisiensi sebuah operasi jangka panjang. Tata letak memiliki
banyak dampak strategis karena tata letak menentukan daya saing perusahaan dalam
hal kapasitas, proses, fleksibilitas, dan biaya, serta kualitas kerja, kontak
pelanggan, dan citra perusahaan. Tata letak yang efektif dapat membantu
mencapai sebuah strategi yang menunjang diferensiasi, biaya rendah, atau
respons cepat.
Tujuan strategi tata letak adalah untuk
membangun tata letak yang ekonomis yang memenuhi kebutuhan persaingan
perusahaan.
Dalam
semua kasus, desain tata letak harus mempertimbangkan bagaimana untuk mencapai:
• Utilisasi ruang, peralatan, dan orang yang
lebih tinggi.
•
Aliran
informasi, barang, atau orang yang lebih baik.
•
Moral
karyawan yang lebih baik, juga kondisi lingkungan kerja yang lebih aman
•
Interaksi
dengan pelanggan yang lebih baik.
•
Fleksibilitas
(bagaimanapun kondisi tata letak yang ada sekarang, tata letakakan perlu
diubah).
B.
Tipe-Tipe
Tata Letak
Sebuah
tata letak yang efektif memfasilitasi adanya aliran bahan, orang, dan informasi
di dalam dan antar-wilayah. Untuk mencapai tujuan ini, beragam pendekatan telah
dikembangkan.
Ada
enam pendekatan tata letak :
1)
Tata
letak dengan posisi tetap memenuhi persyaratan tata letak untuk proyek yang
besar dan memakan tempat seperti proses pembuatan kapal laut dan gedung.
2)
Tata
letak yang berorientasi pada proses berhubungan dengan produksi dengan volume
rendah, dan bervariasi tinggi (juga disebut sebagai "job shop", atau
produksi terputus).
3)
Tata
letak kantor menempatkan para pekerja, peralatan mereka, dan ruangan/kantor
yang melancarkan aliran informasi.
4)
Tata
letak ritel menempatkan rak-rak dan memberikan tanggapan atas perilaku
pelanggan.
5)
Tata
letak gudang melihat kelebihan dan kekurangan antara ruangan dan sistem
penanganan bahan.
6)
Tata
letak yang berorientasi pada produk—mencari utilisasi karyawan dan mesin yang
paling baik dalam produksi yang kontinu atau berulang.
Oleh
karena hanya beberapa dari keenam golongan ini yang dapat dimodelkan secara
matematis, tata letak dan desain dari fasilitas fisik masih merupakan sebuah
seni.
Walaupun
demikian, telah diketahui bahwa sebuah tata letak yang baik perlu menetapkan
beberapa hal berikut:
1.
Peralatan
penanganan bahan. Manajer harus memutuskan peralatan yang akan digunakan,
meliputi ban berjalan, cranes, (automated storage and retrieval system—ASRS),
juga kereta otomatis untuk mengirim dan menyimpan bahan.
2.
Kapasitas
dan persyaratan luas ruang. Desain tata letak dan penyediaan ruangan hanya
dapat dilakukan saat persyaratan jumlah pekerja, mesin, dan peralatan
diketahui. Pada kasus pekerjaan kantor, manajer operasi harus membuat perkiraan
persyaratan ruang untuk setiap karyawan.
3.
Lingkungan
hidup dan estetika. Pemikiran mengenai tata letak sering membutuhkan keputusan
mengenai jendela, tanaman, dan tinggi partisi untuk memfasilitasi aliran udara,
pribadi, mengurangi kebisingan, menyediakan keleluasaan pribadi, dan
sebagainya.
4.
Aliran
informasi. Komunikasi sangat penting bagi setiap perusahaan dan harus dapat
difasilitasi oleh tata letak. Permasalahan ini mungkin membutuhkan keputusan
tentang jarak.
5.
Biaya
perpindahan antar wilayah kerja yang berbeda. Terdapat banyak pertimbangan unik
yang berkaitan dengan perpindahan bahan atau kepentingan beberapa wilayah
terutama untuk didekatkan satu sama lain.
BENTUK-BENTUK TATA RUANG
KANTOR
I. Tata Ruang Tertutup
Suatu tata ruang
dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja
terbagi-bagi dalam beberapa bagian.
Keuntungannya:
1). Moral pekerja atau staf tetap terjaga.
2). Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap
terjaga.
3). Menghindari gangguan dari pekerja satu ke
yang lainnya.
4). Pimpinan akan lebih tenang dalam
mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan.
Kelemahannya:
1). Pengawasan lebih sulit dilakukan karena
terhalang oleh penyekat.
2). Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar
sehingga suasana lebih pengap dan gerah.
3). Apabila diperlukan tukar tempat antara
bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah
ruangan.
4). Apabila terjadi penambahan pegawai atau
alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan
agak sulit menampungnya.
II. Tata Ruang Terbuka
Dalam susunan ini
ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak
menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang
besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut
pandang.
Keuntungannya:
1). Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap
segenap pegawai.
2). Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.
3). Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu
ke meja yang lain tanpa orangnya harus
mondar-mandir meninggalkan tempat
kerja.
4). Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.
5). Mudah merubah ruangan.
6). Perubahan organisasi menyebabkan perubahan
tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan
luwes.
7). Apabila terjadi penambahan pegawai atau
alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena
ruangan terbatas.
Kelemahannya:
1). Dapat merendahkan moral atau staf. Karena
cara hidup yang diawasi terus menerus.
2). Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan
rahasia.
3). Pekerja akan kehilangan kepribadian.
4). Apabila ada pekerja yang ngbrol dan
bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu
yang lain.
5). Peralatan kantor yang dapat menimbulkan
suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya
yang membutuhkan ketenangan.
6). Pimpinan lebih terganggu ketenangan
kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.
Setelah mengetahui
asas, prinsip dan bentuk tata ruang kantor, kegiatan selanjutnya adalah:
1). Buatlah denah kantor yang bersangkutan.
2). Pelajari jenis pekerjaan yang terdapat
dalam kantor.
3). Susunlah letak meja dan peralatan kantor
yang diperlukan dengan berpedoman pada asas
dan prinsip penataan ruangan.
4). Susunlah peralatan kantor pada lantai yang
sebenarnya.
I II. Tata ruang
kantor berhias atau berpanorama/bertaman (Land Scaped Offices)
Adalah ruangan
untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorsi, dan lainnya. Bentuk ruangan
kanntor behias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak
seperti pemanadangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang
nyaman, menyenangkan, dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
