pengertian tata letak dan tata ruang kantor

PENGERTIAN TATA LETAK DAN TATA RUANG KANTOR

Tata Ruang Kantor

A.   Pengertian Tata Ruang Kantor

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia.

Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

·      Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan :

Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak (1988:200).

·      Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan :

Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alt perlengkapan pada luas lantai

yang tersedia (1956:117).

Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan

produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :

·         Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.

·         Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

·         Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.

·         Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).

Para ahli ilmu jiwa berpendapat bahwa lokasi fisik atau tata ruang tempat orang bekerja mempunyai pengaruh terhadap sikap, produktivitas dan pergaulanya dengan yang lain. Kantor-kantor medern dirancang dan di bangun sesuai dengan perkembangan teknologi. Rancangan kantor-kantor modern adalah kantor terbuka sehingga mempermudah komunikasi dan terjalinnya kerja yang harmonis.

Human Miller and human Miller Inc. perusahaan perancang kantor yang terkenal taraf Internasional, berkedudukan di Zeeland, Michigan, adalah seorang penganjur utama konsep kantor terbuka. Miller menjelaskan bahwa kantor yang kita kenal sekarang ini sudah berumur lebih dari seratus tahun. Pada mulanya kantor adalah sekumpulan orang yang bekerja dalam satu ruangan yang penuh, memakai pena dan tinta untuk menulis dengan tangan dalam buku-buku besar dan membuat hitungan yang rumit. Tidak ada mesin tik, tidak ada mesin hitung, meja kantor yang pantas, alat-alat reproduksi, dan sedikit pengertian mengenai pengaruh lokasi serta kenyamanan bagi para pekerja. Konsep kantor terbuka dapat menimbulkan salah pengertian. Ini bukan sekedar suatu ruangan tanpa tembok dengan meja-meja yang ditaruh sembarangan.

Kantor terbuka merupakan suatu konstruksi yang memberikan keterbukaan untuk mempermudah berkomunikasi dan pertemuan, namun sekaligus menjamin kebebasan

pribadi. Kebebasan pribadi diciptakan dengan pemasangan sekat-sekat yang dapat dipindahkan atau digeser. Sekat-sekat tersebut menghindarkan para manajer dari

isolasi tembok tertutup dan perasaan tidak enak yang menghinggapi seseorang bila dalam ruangan sama sekali terbuka.
Keuntungan yang diperoleh dari kantor terbuka adalah:

Kantor terbuka memungkinkan perubahan terus-menerus dengan biaya minimum setelah pola dasarnya ditetapkan. Adanya kenyamanan karena sirkulasi udara cukup lancar, penerangan merata, kursi dan meja yang enak dipakai, memperbaiki semangat kerja dan cenderung menghilangkan sebagian dari perselisihan yang timbul akibat tempat kerja terlalu berdekatan. Arus perkerjaan lebih lancar dan hal-hal yang saling berkaitan dapat ditempatkan sedemikian rupa sehingga pekerjaan dapat dengan mudah beralih dari seksi yang satu keseksi yang lain.

B.   Tujuan Tata Ruang Kantor

Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur pekerjaan yang efektif dan efesien, maka tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut :

I. The Liang Gie

·      Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.

·      Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar

·      Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara

·      Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan

·      Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan

·      Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut2

·      Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperluka (The Liang Gie, 1988:207)

II. Geofrey Mills dan Standingford

Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah :

·      Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi

·      Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar

·      Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang

·      Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja

·      Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara

·      Komunikasi dan arus kerja diperlancar

·      Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri

·      Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan

·      Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon

·      Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208)

·      Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor :

·      Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan

·      Menambah semangat kerja pegawai

·      Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor

·      Mempermudah pengawasan

Tata Letak

A.   Pengertian Tata Letak

Tata letak merupakan satu keputusan penting yang menentukan efisiensi sebuah operasi jangka panjang. Tata letak memiliki banyak dampak strategis karena tata letak menentukan daya saing perusahaan dalam hal kapasitas, proses, fleksibilitas, dan biaya, serta kualitas kerja, kontak pelanggan, dan citra perusahaan. Tata letak yang efektif dapat membantu mencapai sebuah strategi yang menunjang diferensiasi, biaya rendah, atau respons cepat.

Tujuan strategi tata letak adalah untuk membangun tata letak yang ekonomis yang memenuhi kebutuhan persaingan perusahaan.

Dalam semua kasus, desain tata letak harus mempertimbangkan bagaimana untuk mencapai:

•      Utilisasi ruang, peralatan, dan orang yang lebih tinggi.

•      Aliran informasi, barang, atau orang yang lebih baik.

•      Moral karyawan yang lebih baik, juga kondisi lingkungan kerja yang lebih aman

•      Interaksi dengan pelanggan yang lebih baik.

•      Fleksibilitas (bagaimanapun kondisi tata letak yang ada sekarang, tata letak­akan perlu diubah).

B.   Tipe-Tipe Tata Letak

Sebuah tata letak yang efektif memfasilitasi adanya aliran bahan, orang, dan informasi di dalam dan antar-wilayah. Untuk mencapai tujuan ini, beragam pendekatan telah dikembangkan.

Ada enam pendekatan tata letak :

1)      Tata letak dengan posisi tetap memenuhi persyaratan tata letak untuk proyek yang besar dan memakan tempat seperti proses pembuatan kapal laut dan gedung.

2)      Tata letak yang berorientasi pada proses berhubungan dengan produksi dengan volume rendah, dan bervariasi tinggi (juga disebut sebagai "job shop", atau produksi terputus).

3)      Tata letak kantor menempatkan para pekerja, peralatan mereka, dan ruangan/kantor yang melancarkan aliran informasi.

4)      Tata letak ritel menempatkan rak-rak dan memberikan tanggapan atas perilaku pelanggan.

5)      Tata letak gudang melihat kelebihan dan kekurangan antara ruangan dan sistem penanganan bahan.

6)      Tata letak yang berorientasi pada produk—mencari utilisasi karyawan dan mesin yang paling baik dalam produksi yang kontinu atau berulang.

Oleh karena hanya beberapa dari keenam golongan ini yang dapat dimodelkan secara matematis, tata letak dan desain dari fasilitas fisik masih merupakan sebuah seni.

Walaupun demikian, telah diketahui bahwa sebuah tata letak yang baik perlu menetapkan beberapa hal berikut:

1.      Peralatan penanganan bahan. Manajer harus memutuskan peralatan yang akan digunakan, meliputi ban berjalan, cranes, (automated storage and retrieval system—ASRS), juga kereta otomatis untuk mengirim dan menyimpan bahan.

2.      Kapasitas dan persyaratan luas ruang. Desain tata letak dan penyediaan ruangan hanya dapat dilakukan saat persyaratan jumlah pekerja, mesin, dan peralatan diketahui. Pada kasus pekerjaan kantor, manajer operasi harus membuat perkiraan persyaratan ruang untuk setiap karyawan.

3.      Lingkungan hidup dan estetika. Pemikiran mengenai tata letak sering membutuhkan keputusan mengenai jendela, tanaman, dan tinggi partisi untuk memfasilitasi aliran udara, pribadi, mengurangi kebisingan, menyediakan keleluasaan pribadi, dan sebagainya.

4.      Aliran informasi. Komunikasi sangat penting bagi setiap perusahaan dan harus dapat difasilitasi oleh tata letak. Permasalahan ini mungkin membutuhkan keputusan tentang jarak.

5.      Biaya perpindahan antar wilayah kerja yang berbeda. Terdapat banyak pertimbangan unik yang berkaitan dengan perpindahan bahan atau kepentingan beberapa wilayah terutama untuk didekatkan satu sama lain.

BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR

I.      Tata Ruang Tertutup

    Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.

    Keuntungannya:

   1).    Moral pekerja atau staf tetap terjaga.

   2).    Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.

   3).    Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.

  4).  Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para  karyawan.

   Kelemahannya:

   1).    Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.

   2).    Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.

  3).    Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit   merubah ruangan.

  4).    Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.

   II.      Tata Ruang Terbuka

  Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.

   Keuntungannya:

  1).    Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.

  2).    Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.

  3).    Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus

        mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.

  4).    Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.

  5).    Mudah merubah ruangan.

  6).    Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan

         luwes.

  7).    Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena

        ruangan terbatas.

  Kelemahannya:

  1).    Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.

  2).    Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.

  3).    Pekerja akan kehilangan kepribadian.

  4).    Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu

        yang lain.

  5).    Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya

        yang membutuhkan ketenangan.

  6).    Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.

 

  Setelah mengetahui asas, prinsip dan bentuk tata ruang kantor, kegiatan selanjutnya adalah:

  1).    Buatlah denah kantor yang bersangkutan.

  2).    Pelajari jenis pekerjaan yang terdapat dalam kantor.

  3).    Susunlah letak meja dan peralatan kantor yang diperlukan dengan berpedoman pada asas

         dan prinsip penataan ruangan.

  4).    Susunlah peralatan kantor pada lantai yang sebenarnya.

I   II. Tata ruang kantor berhias atau berpanorama/bertaman (Land Scaped Offices)

  Adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorsi, dan lainnya. Bentuk ruangan kanntor behias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemanadangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan, dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------