sistem perkantoran4 (Tujuan, Fungsi, Tugas, Aspek dan Bidang Kerja Manajemen Administrasi Perkantoran)

Tujuan, Fungsi, Tugas, Aspek dan Bidang Kerja Manajemen Administrasi Perkantoran

 

Manajemen administrasi perkantoran adl bagian dari manajemen yg memberikan informasi layanan bidang administrasi yg diperlukan ukt melaksanakan kegiatan secara efektif & memberi dampak kelancaran pd bidang lainnya.
Kegiatan Manajemen Administrasi Perkantoran
Kegiatan manajemen administrasi antara lain :
• Penyediaan informasi yg dibutuhkan ukt kepentingan manajemen.
• Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah ukt diakses oleh yg membutuhkan.
• Pengadministrasian seluruh kegiatan
• Menginventarisasi peralatan kantor

Tujuan Manajemen Administrasi Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yg berjudul Office Management and Control, yaitu:
1. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yg cermat
3. Membuat catatan dgn biaya minimal
4. Memberikan semua keterangan yg lengkap & diperlukan siapa saja, kapan & di mana hal itu diperlukan ukt pelaksanaan perusahaan secara efisien
5. Memberikan catatan & laporan yg cukup dgn biaya serendah-rendahnya.

Aspek (fungsi) Manajemen Administrasi Perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yg meliputi rangkaian aktivitas antara lain:
1. Pengendalian & pengawasan
2. Pengarahan & pengawasan
3. Pengarahan
4. Manajemen
5. Pengawasan
6. Perencanaan, pengendalian & pengorganisasian
7. Manajemen & pengarahan
8. Tata laksana/penyelenggaraan
9. Pelaksana secara efisien

Faktor-faktor Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Edwin Robinson

1. Persayaratan
2. Metode
3. pegawai
4. Material perlengkapan

Fungsi-fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran yg terkait menurut H.Mac Donald (office management)

1. Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
2. Biaya perkantoran (office costs)
3. Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
4. Kepegawaian perkantoran (office personel)
5. Metode perkantoran (office methods)
6. Perlengkapan perkantoran (office equipment)

Cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey

1. peralatan & mesin (appliance and machine)
2. perbekalan & alat tulis (supplies and stationery)
3. metode (methods)
4. tata warkat (records)
5. kontrol pejabat pimpinan (executive controls)
6. ruang perkantoran (office space)
7. komunikasi (communications)
8. kepegawaian kantor (office personnel)
9. perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)

Manajemen Administrasi Perkantoran menurut George R. Terry

Manajemen perkantoran adl perencanaan, pengendalian & pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yg melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yg telah ditentukan.

Manajemen Administrasi Perkantoran menurut William Leffingwell & Edwin Robinson

Manajemen Perkantoran dpt didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, & pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yg melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yg telah ditentukan lbh dahulu.

Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Millis Geoffrey

Manajemen kantor adl seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yg sesuai dgn lingkungannya demi mencapai tujuan yg ditetapkan.
Dengan demikian, manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur & menyusun), mengarahkan (memberikan arah & petunjuk), mengawasi & mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yg terkena oleh rangkaian kegiatan itu pd umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work).

Manajemen Administrasi Perkantoran meliputi pekerjaan perkantoran diantaranya:

1. menggandakan (duplicating)
2. mengirim surat (mailing)
3. mengetik (typing)
4. menghitung (calculating)
5. menyimpan warkat/arsip (filing)
6. menelepon (telephoning)
7. memeriksa (checking)
8. dan kegiatan lain.

sistem perkantoran3

Pembuatan Notulen Rapat yang Baik dan Benar

Notulen adalah sebuatatan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara yang ditulis oleh seorang Notulis, yang akan dilaporkan oleh Ketua kegiatan, dan akan dipertanggung jawabkan suatu saat pada seluruh anggota atau peserta acara. Notulen adalah naskah dinas yang membuat catatan jalannya acara (kegiatan) mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan, serta penutupan.
Notulen sekurang-kurangnya berisi:

1. Tujuan kegiatan
2. Pikiran-pikiran yang akan dibahas dalam kegiatan 
3. Saran dan keputusan dalam kegiatan
4. Waktu pelaksanaan
5. Pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan.

Susunan kepala notulen dilakukan agar para notulis dapat dengan mudah mengerti bagaimana cara penulisan notulen dengan baik dan benar. Selain itu, juga agatr notulen dapat tersusun dengan rapi dan sistematis.

a. Kepala Notulen

Kepala Notulen merupakan bagian-bagian yang pertamakali harus diingat dalam penulisan tanpa tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas :

1. Nama atau tema yang akan dibahas
2. Hari dan tanggal acara dilaksanakan
3. Waktu (Jam) pelaksanaan acara
4. Tempat pelaksanaan acara
5. Acara saat berlangsung
6. Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu Ketua dan Wakil Ketua, Sekretaris, Notulis, Peserta

 

b. Isi Notulen
Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal.Maksud dari pembuatan isi notulen adalah agar dapat membedakan dari susunan matematis dalam notulen tersebut.
Adapun susunan sistimatika dalam penulisan notulen adalah :

1. Kata pembukaan 
2. Pembahasan
3. Pembacaan Keputusan dari Hasil
4. Waktu (Jam) penutupan

c. Bagian Akhir Notulen
Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya diakhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen.
Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah :

1. Nama Jabatan
2. Tanda tangan
3. Nama pejabat, pangkat, dan NIP

d. Penandatanganan
Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan.
Berikut adalah penjelasan tentang penandatanganan :

1. Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat.
2. Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan.
3. Notulen ditanda tangani oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, dan Notula.

Catatan hasil diskusi dituliskan dalam bentuk notulen. Notulen merupakan catatan singkat mengenai jalannya diskusi, hal-hal yang diputuskan dalam diskusi tersebut, serta pembicaraan penting lainnya. Hasil catatan tersebur dapat dijadikan rujukan pelaksanaan kegiatan yang telah disepakati. Oleh karena itu, selama berjalannya diskusi, notulis harus mampu mencatat hal-hal penting dan hasil-hasil yang dicapai.

Berikut disajikan contoh :

Notulen hasil diskusi atau seminar.

Tanggal	:
Waktu	:	19.00 s.d 23.00 WIB
Tempat	:	Ruang Rapat SMA Bina Sarana Cendekia Bandung
Tema	:	"Remaja dan Pergaulan Bebas"
Tujuan	:	Mencermati perkembangan pergaulan remaja yang cenderung mengarah pada pergaulan bebas serta menentukan langkahlangkah pembinaan.
Pembicara	:	M. Ramzy, Nanda, Rachmat Dwi Alfian
Ketua/ Moderator	:	Disella
Notulis	:	Tri Ayu
Jumlah Peserta	:	60 Orang

 

Susunan acara :

1. Pembukaan
2. Penyajian materi
3. Tanya jawab
4. Penutup

Pokok permasalahan yang dibicarakan:

1. Perkembangan remaja dalam konteks masa kini
2. Tinjauan sisi positif dan negatif pergaulan remaja saat ini
3. Meminimalisasikan pergaulan negatif remaja untuk menghindari pergaulan bebas yang bertentangan dengan agama dan nilai-nilai moral masyarakat
4. Menumbuhkan motivasi remaja mengembangkan potensi dirinya

Kesimpulan:
Semakin maraknya pengaruh budaya Barat berakibat pada kehidupan pergaulan remaja saat ini. Oleh karena itu, kita harus mampu menyaring pengaruh-pengaruh negatif budaya tersebut agar tidak terjerumus pada kesesatan yang akan merugikan diri kita di dunia dan akhirat.
Diskusi merupakan pembahasan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk memecahkan suatu permasalahan atau untuk mencapai kesepakatan. Dalam diskusi, ide diperdebatkan sehingga tampak kekurangan dan kelebihan dari ide tersebut. Permasalahan yang diangkat dalam diskusi akan dikaji sedemikian rupa sehingga dapat ditarik kesimpulan yang dapat dipahami oleh seluruh peserta diskusi.

Perdebatan/pengkajian masalah dalam diskusi biasanya diwarnai dengan pro dan kontra, setuju dan tidak setuju, serta sanggahan dan penolakan pendapat. Hal-hal tersebut wajar dalam sebuah diskusi asalkan disampaikan dengan penuh tanggung jawab disertai bukti/alasan yang kuat. Selain itu, seseorang yang menyampaikan pendapatnya dalam diskusi harus
menyampaikannya secara santun, misalnya :

1. Maaf, saya kurang setuju dengan pendapat Saudara. Menurut saya, pendidikan tidak hanya menjadi tanggung jawab salah satu pihak.
2. Maaf, Saudara Amin, usul Anda sebenarnya menarik, tetapi perlu diingat bahwa kita tidak mempunyai dana yang cukup.
3. Maaf, saya tetap tidak setuju dengan pendapat Saudara, tetapi bukan berarti bahwa saya tidak akan bertanggung jawab terhadap kesepakatan yang diputuskan dalam forum ini.