Minggu, Oktober 25, 2015

perkantoran modern, otomatisasi kantor, kearsipan dan K3


PERKANTORAN MODERN

Ciri-ciri perkantoran modern :
1.    Memilki bangunan dana tata ruang yang baik
2.    Menggunakan alat dan perlengkapan yang tepat
3.    Para pegawai melakasanakan tugas secara profesional
4.    Memiliki sifat dan cara berfikir serta tindakan sesuai dengan tuntutan jaman
5.    Mendayagunakan biaya, meanerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, dan berkeadilan

Keuntungan-keuntungan apabila didukung sistem terkomputerisasi adalah kecermatan, ketepatan, keterkinian komunikasi dan pemrosesan data.
Kelemahan-kelamahan sistem terkomputerisasi :
1.    Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen atau kesalahan yang terjadi pada salah satusub sistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan
2.    Kesalahan pada saat mengambil file induk untuk memasukan data untk disimpan, akan menyulitka penemuannya kembali pada saat diperlukan. Lebih-lebih data tersebut diperlukan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan akibatnya belum juga ditemukan akan menjadikan keputusan yang di ambil menjadi tdak sempurna dan dapat dibayangkan dampaknya mudah di perkirakan
3.    Terinfeksinya file-file penting oleh virus-virus akan sangat berpengaruh besar bagi proses pengambilan keputusan.
PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
Prinsip 1              :dapat dengan mudah  manager kantor harus merencanakan pekerjaan dan bagaimana, kapan dan dimana harus dikerjakan dan oleh siapa harus dikerjakan.
Prinsip 2              :dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk, manager tersebut dapat mengkoordinasikan upaya-upaya semua pegawa, mesin-mesin dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang ssuai dengan perencanaan
Prinsip 3 dan 4  :prosedur dan sistem operasi yang tepat praktik penyimpanan arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakanpekerjaa harus di kembangkan secara efektif.
Prnsip 5             :manajer kantor menseleksi, melatih, memotifasi dan mempertahankan pegawai untuk mempertahankan minat terhadap organisasi pada tingkat optimal


OTOMATISASI KANTOR/ OFFICE OUTOMATION (OA)

Otomatisasi kantorAdalah sebuah rencana untuk menggabungkan teknlogi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkn produktifitas pekerjaan.

Otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan.
Tujuan otomatisasi kantor :
1.    Memperbaharui proses pekerjaan kantor
2.    Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan
3.    Memberikan kemampuan antar manager untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih bak dalam memecahkan masalah
4.    Peningkatan komunikasi dapat mnghasilkan yang lebih baik dan lebih cepat
Dampak positif otomatisasi kantor :
1.    Mendorong untuk belajar keterampilan baru
2.    Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat di alihkan ke mesin-mesin
3.    Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan
4.    Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan, teknologi atau elektronik, programer dan rekayasa software
Dampak negatif dari otomatisasi kantor:
1.      Kehilangan kontak personal karena penyampaian informasi melalui mesin
2.      Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik
3.      Tidak semua software yang tersedia pasti semua memenuhi kebutuhan
Sistem elektronik ada 2 macam :
1.      Sistem elektronik formal :  kegiatan dengan prosedur tertulis. Contohnya : pengelolaan informasi tentang distrbusi ke manager berupa laporan periodik/khusus
2.      Laporan elektronik informal : tidak diuraikan secara tertulis/tidak direncanakan. Contohnya pada saat melakukan konsultasi/diskusi dengan pengambilan keputusan lainnya.
Kategori pemakaian otomatisasi kantor :
1.      Manager          :  bertugas mngelola sumber daya perusahaan terutama dalam hal SDM
2.      Profesional      : biasanya tidak ngelelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya
3.      Sekretaris        : brtugas dalam menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan
Jenis-jenis otomatisasi kantor:
1.      Word processing                     : dokumen yang diketik lalu di cetak
2.      E-mail/electonic mail               : untuk mengirim pesan
3.      Voice mail                               : untuk mengirim pesan suara
4.      Electronik calendaring            : untuk menentukan atau membuat jadwal acara
5.      Vidio  conferencing                : penggunaan peralatan televisi untk menghubungkan
para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut mengubungkan video dan audio
6.      Computer conferencing          :merupakan sebuah jaringan komputer untuk
memungkinkan para anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan di pecahkan
7.      Facsimilli transmission            : penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca
 dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain
8.      Dekstop publishing                 : pembuatan output cetak, tampilan layar persis sama
dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.

PROSES ADMINISTRASI
Ada 3 bagian dalam proses administrasi :
1.      Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengngat segi-segi tujuan, peralatan, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia
2.      Prosedu kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain ehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suat bidang tugas
3.      Sistem kerja adalahsuat rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan.







KEARSIPAN
 
Kearsipanadalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:
1)     Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2)     Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3)     Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4)     Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5)     Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6)     Sebagai alat pengingat
7)     Sebagai alat penyimpanan warkat
8)     Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9)    Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
10)  Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

  • Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan
Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
à Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
à Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.
Sistem penyimpanan arsip yang sesuai
Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:
• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
• Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
•  Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.
 Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
SURAT
Surat adalah alat komunikasi tertulis  dari satu pihak dan di tujukan kepada pihak lain dengan tujuan mengantarkan informasi. Surat dapat dibedakan menjadi 3 yaitu surat biasa, surat penting dan surat rahasia.
·                     Surat biasa
1.    Bila surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan
2.    Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya
·                 Surat penting
1.    Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebeb tidak dapat diganti dengan sutar tembusan atau surat lainnya
2.    Surat tersebut mempunyai proses lanjut yang harus segera dilaksanakan
·               Surat rahasia
1.    Surat bersampul lebih dari satu sampul surat
2.    Pada sampul surat terdapat kode RHS (rahasia) atau SRHS(sangat rahasia)


KARTU KENDALI
Kartu kendali adalah lembaran isian yang digunakan untuk pencapaian, pencatatan dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali. Pada sistem ini dilakukan 3 pengelompokan surat yaitu surat biasa, penting dan rahasia.
Fungsi kartu kendali adalah
1.                   Alat pengendali surat masuk dan surat keluar
2.                  A lat pelacak surat
3.                 Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
4.                 Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi
Keuntungan menggunakan kartu kendali
1.                  Lebih efisien dibandingkan buku agenda
2.                 Dapat membedakan sifat surat (biasa, penting dan rahasia)
3.                Menghilangkan pencatatan berulang
4.                Mudah melacak lokasi surat yang diproses
5.                Memudahkan penyusunan arsip
6.                Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
Sejalan dengan tumbuhnya usaha kecil Anda, maka semakin besar pula ukuran pertemuan perusahaan Anda. Pertemuan tidak resmi bisa efektif, namun bilamana waktu ketat dan kompleksnya proyek yang ada maka tatatertib lebih dibutuhkan Kerjasama dengan para pelanggan perusahaan mungkin juga mengharuskan Anda memimpin sebuah pertemuan resmi.
Langkah Pertama: Tetapkan Tujuan
Tujuan yang jelas akan mendorong orang untuk menghadiri di pertemuan karena mereka akan mengerti apa maksud dari pertemuan. Tujuan yang jelas juga akan menetapkan landasan bagi sebuah pertemuan yang terarah.
Pertemuan biasanya mempunyai salah satu dari dua tujuan – menginformasikan atau memutuskan. “Diskusi” bukanlah tujuan sebuah pertemuan. Misalnya, “untuk menetapkan penentuan posisi pasar bagi pemasangan iklan dagang Series 2000” adalah suatu tujuan yang efektif. Tujuan seperti ini terarah dan dengan jelas mengumumkan maksud dari pertemuan. “Untuk membahas pemasaran Series 2000” terdengar tanpa tujuan dan dapat mengundang pembicaraan berlarut-larut daripada tindakan.
Langkah Kedua: Kumpulkan Daftar Peserta
Buatlah daftar siapa saja yang perlu menghadiri di pertemuan. Pikirkan dengan teliti apakah seseorang perlu atau tidak perlu berada diruangan sepanjang pertemuan (barangkali mereka bisa bergabung dengan Anda lewat telekonperensi, atau hanya untuk satu topik tertentu). Ingatlah, jika Anda membuang-buang waktu seseorang, maka kemungkinannya lebih kecil bahwa ia akan hadir dan mengambil bagian dalam pertemuan berikut yang Anda selenggarakan.
Bersikaplah pasti pada saat Anda mengundang seseorang ke pertemuan. Anda perlu memperhatikan jadwal orang lain, namun Anda akan lebih mudah menjadwal pertemuan kalau Anda mengatakan “Harap sediakan waktu untuk hadir dan apabila Anda berhalangan silahkan hubungi saya”. Selalu beritahu orang mengenai tujuan pertemuan, kapan akan dimulai dan kapan akan berakhir. Juga, tekankan bahwa pertemuan tersebut akan dimulai tepat waktu.
Langkah Ketiga: Buatlah Agenda
Agenda merupakan daftar pokok-pokok acara untuk dikaji ulang agar bisa memenuhi tujuan Anda. Agenda bisa berupa sesuatu yang Anda gunakan untuk diri sendiri atau dibagikan pada saat pertemuan. Sisi positif dari membagikan sebuah agenda adalah bahwa ia menyediakan petunjuk untuk diikuti orang. Sisi negatifnya adalah bahwa ia bisa mengalihkan perhatian para peserta; dan menggoda mereka untuk lompat ke persoalan yang belum waktunya dibahas. Misalnya, kalau butir kelima kebawah adalah keahlian teknik, maka para insinyur dalam ruangan mungkin ingin segera membahas persoalan tersebut. Apabila Anda ingin menyelesaikan persoalan lain terlebih dahulu sebaiknya Anda menyimpan agenda tersebut untuk diri sendiri. Apabila Anda menyelenggarakan pertemuan mengenai kondisi terakhir maka Anda bisa menggunakan jadwal waktu proyek sebagai agenda Anda.
Apabila Anda memutuskan untuk membagikan agenda, pastikan untuk mencantumkan tujuan dan tanggal pada bagian atas halaman. Semua hal harus ditandai sebagai butir-butir pembahasan. Setiap orang dalam pertemuan tersebut harus menerima agenda, jadi pastikan bahwa Anda mempunyai salinan agenda lebih dari cukup.
Langkah Keempat: Jagalah Kontrol
Segera sesudah pertemuan dimulai, maka tanggung jawab Anda adalah untuk memberikannya berlangsung dan terarah. Berikut ini adalah beberapa petunjuk untuk menyelesaikannya:
  • Mulailah tepat waktu, bahkan jika orang-orang terlambat datang. Apabila Anda menunggu hingga orang terakhir tiba, Anda berarti melatih orang agar terlambat.
  • Uraikan dengan singkat maksud dari pertemuan.
  • Apabila Anda telah menyebarluaskan agenda, maka pastikan setiap orang mengikutinya sehingga Anda dapat menyelesaikan tujuan Anda.
  • Apabila pembahasan berlarut-larut pada suatu topik dan keputusan tidak bisa diambil, maka tugas Anda untuk menyelak dan berkata seperti, “Demi jadwal waktu proyek maka kita perlu mengambil sebuah keputusan”.
  • Apabila suatu masalah nampaknya tidak bisa dipecahkan, maka tentukan apa yang diperlukan untuk memecahkannya di masa mendatang dan tambahkan pada jadwal waktu proyek.
  • Pengendalian masa: Anda harus tegas apabila kelompok mulai keluar dari jalurnya dan usulkan agar persoalan tersebut dibahas pada waktu yang lain.
  • Jadwalkan pertemuan pada akhir pertemuan sekarang.
  • Apabila Anda yang mengadakan untuk pertemuan, maka Anda bertanggung jawab membuat catatan atau menunjuk seseorang untuk membuat catatan.

Langkah Kelima: Tindak Lanjut
Segera sesudah pertemuan berakhir, maka Anda masih harus mengerjakan sesuatu.
Kumpulkan dan sebarluaskan memo internal yang meringkas hasil pembahasan, apa saja yang telah diselesaikan, dan tindakan apa saja yang perlu diambil untuk sejumlah persoalan yang memerlukan penjelasan lebih lanjut. Ini harus bersumber langsung dari catatan pertemuan. Jangan membuat memo terlalu panjang – gunakan saja butir-butir permasalahan.
Pastikan Anda mengucapkan terima kasih kepada seluruh peserta atas kehadiran dan partisipasinya. Mereka akan senang mengetahui bahwa waktu mereka dihargai.
Perbarui jadwal waktu proyek Anda untuk mencakup kemajuan yang dilaporkan pada pertemuan tersebut. Di dalam pembaruan, pastikan untuk mencakup tanggal pertemuan berikutnya, serta hal-hal apa saja yang perlu diselesaikan sebelum pertemuan tersebut.
Sebarluaskan jadwal waktu yang sudah direvisi.


KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA (K3)

Adalah bidang yang terkait dengan kesehatan, keselamatan dan kesejahteraan manusia yang bekerja di sebuah institusi maupun lokasi proyek. Tujuan K3 adalah untuk memelihara kesehatan dan keselamatan lingkungan kerja. Undang-undang yang mengatur No.1/1070  undang-undang ini mengatur dengan jelas tentang kewajiban pimpinan tempat kerja dan pekerja dalam melaksanakan keselamatan kerja. Undang-undang No.23/1992 menyatakan bahwa secara khusus perusahaan berkewajiban memeriksa kesehatan badan, kondisi mental dan kemampuan fisik pekerja yang baru maupun yang akan di pindahkan ke tenpat kerja baru, sesuai dengan sifat-sifat pekerjaan yang diberikan kepada pekerja serta pemeriksaan kesehatan secara berkala. Undang-undang no.13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan, meliputi upah kerja, jam kerja, hak maternal, cuti, keselamatan dan kesehatan kerja.
Undang-undang ini  membuat ancaman pidana kurungn paling lama 1 tahun atau pidana denda sebanyak lima belas juta rupiah bagi yang tidak menjalankan undang-undang tersebut.
Perbedaan dengan jamsostek, jamsostek merupakan PROGRAM yang ditujukan untuk mendukung pelaksanaan sistem K3 dalam setiap perusahaan, yang tidak bisa langsung di sediakan perusahaan. Seperti jaminan kecelakaan kerja (JKK), tabungan hari tua dan jaminan kematian.

Indikator penyebab keselamatan kerja adalah :
1.    Keadaan tempat lingkungan kerja, meliputi
a.       Penyusunan dan penyimpanan barang-barang yang berbahaya yang kurang diperhitungkan keamanannya
b.      Ruang kerja yang terlalu padat dan sesak
c.       Pembuangan limbah kotoran kerja yang tidak pada tempatnya
2.    Pemakaian peralatan kerja, meliputi
a.       Pengaman peralatan kerja yang sudah usang dan rusak
b.      Penggunaan mesin, alat elektronik tanpa pengaman yang baik pengaturan penerangan

Tujuan K3 adalah
1.      Agar setiap pegawai mendapat jaminan kesehatan dan keselamatan kerja secara fisik, sosial dan psikologis
2.      Agar setiap perlengkapan dan peralatan kerja digunakan sebaik-baiknya, seefektif mungkin
3.      Agar semua hasil produksi dipelihara keamananya
4.      Agar adanya jaminan atas pemeliharaan dan peningkatan kesehatan gizi pegawai
5.      Agar meningkatkan kegairahaan, keserasian kerja dan partisipasi kerja
6.      Agar terhindar dari gangguan kesehatan yang disebabkan oleh lingkungan dan kondisi kerja
7.      Agar setiap pegawai merasa aman dan terlindungi dalam bekerja

PILIHLAH SALAH SATU TUGAS DI BAWAH INI :
TUGAS 1 ;
Setelah mengetahui prinsip dan bentuk tata ruang kantor, maka :
1.    Buatlah denah kantor yang bersangkutan
2.    Pelajari jenis  pekerjaan yang terdapat dalam kantor
3.    Susunlah letak meja dan peralatan kantor yang diperlukan dengan berpedoman pada asas dan prinsip penataan ruangan
4.    Susunlah peralatan kantor pada lantai yang sebenarnya

TUGAS 2 :
Buatlah makalah tentang perkembangan komputer dan perkembangan internet

1 KELOMPOK MINIMAL 5 MAHASISWA/1 DAN MAXIMAL 8 MAHASISWA/I
NIM, NAMA, JURUSAN JANGAN LUPA DI CANTUMKAN
DIKUMPULKAN  PALING LAMBAT KETIKA UAS, MELEWATI BATAS UAS MOHON MAAF TIDAK SAYA TERIMA

TERIMA KASIH













DAFTAR PUSTAKA

1.     Undang-undang No.1 tahun 1970 tentang keselamatan kerja
2.     Undang-undang No.23 tahun 1992 tentang kesehatan indonesia
3.     Undang-undang No.13 tahun 2003  tenaga kerja indonesia
4.     Endang R, Mulyani dkk, 2010 Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran
5.     The Liang Gie, 2000 Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta, Liberty
6.     Winardi, 1992, Manajemen Perkantoran Sistem dan Prosedur, Bandung
7.     Lembaga Administrasi Negara R.I. 1987, Buku Pengetahuan Manajemen Perkantoran, Jakarta
8.     Yogianto hartono, pengenalan ilmu komputer, 2010
9.     Jurnal-sdm.blogspot.com