PERKANTORAN
MODERN
Ciri-ciri perkantoran modern
:
1.
Memilki bangunan dana tata ruang
yang baik
2.
Menggunakan alat dan perlengkapan
yang tepat
3.
Para pegawai melakasanakan tugas
secara profesional
4.
Memiliki sifat dan cara berfikir
serta tindakan sesuai dengan tuntutan jaman
5.
Mendayagunakan biaya, meanerapkan
tata laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, dan berkeadilan
Keuntungan-keuntungan
apabila didukung sistem terkomputerisasi adalah kecermatan, ketepatan,
keterkinian komunikasi dan pemrosesan data.
Kelemahan-kelamahan sistem
terkomputerisasi :
1.
Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen atau kesalahan yang
terjadi pada salah satusub sistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan
2.
Kesalahan pada saat mengambil file induk untuk memasukan data untk
disimpan, akan menyulitka penemuannya kembali pada saat diperlukan. Lebih-lebih
data tersebut diperlukan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan oleh
pimpinan akibatnya belum juga ditemukan akan menjadikan keputusan yang di ambil
menjadi tdak sempurna dan dapat dibayangkan dampaknya mudah di perkirakan
3.
Terinfeksinya file-file penting oleh virus-virus akan sangat berpengaruh
besar bagi proses pengambilan keputusan.
PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Prinsip 1 :dapat dengan mudah manager kantor harus merencanakan pekerjaan
dan bagaimana, kapan dan dimana harus dikerjakan dan oleh siapa harus
dikerjakan.
Prinsip 2 :dengan memahami seluruh
perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk, manager tersebut
dapat mengkoordinasikan upaya-upaya semua pegawa, mesin-mesin dan informasi
untuk memformulasikan jadwal kerja yang ssuai dengan perencanaan
Prinsip 3 dan 4 :prosedur dan sistem operasi yang tepat
praktik penyimpanan arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran,
standar dan tata letak untuk melaksanakanpekerjaa harus di kembangkan secara
efektif.
Prnsip 5 :manajer kantor menseleksi,
melatih, memotifasi dan mempertahankan pegawai untuk mempertahankan minat
terhadap organisasi pada tingkat optimal
OTOMATISASI KANTOR/ OFFICE
OUTOMATION (OA)
Otomatisasi kantorAdalah sebuah rencana untuk menggabungkan teknlogi
tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkn
produktifitas pekerjaan.
Otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal
terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang
berbeda di dalam maupun di luar perusahaan.
Tujuan otomatisasi kantor :
1.
Memperbaharui proses pekerjaan kantor
2.
Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan
3.
Memberikan kemampuan antar manager untuk saling melakukan komunikasi dengan
lebih bak dalam memecahkan masalah
4.
Peningkatan komunikasi dapat mnghasilkan yang lebih baik dan lebih cepat
Dampak positif otomatisasi
kantor :
1.
Mendorong untuk belajar keterampilan baru
2.
Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat di alihkan ke mesin-mesin
3.
Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan
4.
Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan, teknologi atau
elektronik, programer dan rekayasa software
Dampak negatif dari
otomatisasi kantor:
1. Kehilangan kontak personal karena penyampaian
informasi melalui mesin
2. Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke
sistem elektronik
3. Tidak semua software yang tersedia pasti semua
memenuhi kebutuhan
Sistem elektronik ada 2
macam :
1. Sistem elektronik formal : kegiatan dengan prosedur tertulis. Contohnya
: pengelolaan informasi tentang distrbusi ke manager berupa laporan
periodik/khusus
2. Laporan elektronik informal : tidak diuraikan secara
tertulis/tidak direncanakan. Contohnya pada saat melakukan konsultasi/diskusi
dengan pengambilan keputusan lainnya.
Kategori pemakaian
otomatisasi kantor :
1. Manager : bertugas mngelola sumber daya perusahaan
terutama dalam hal SDM
2. Profesional :
biasanya tidak ngelelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya
3. Sekretaris :
brtugas dalam menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal
pertemuan
Jenis-jenis otomatisasi
kantor:
1. Word processing : dokumen yang diketik lalu di cetak
2. E-mail/electonic mail : untuk mengirim pesan
3. Voice mail : untuk mengirim pesan suara
4. Electronik calendaring :
untuk menentukan atau membuat jadwal acara
5. Vidio
conferencing : penggunaan peralatan televisi untk
menghubungkan
para
peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut
mengubungkan video dan audio
6. Computer conferencing :merupakan
sebuah jaringan komputer untuk
memungkinkan
para anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan
di pecahkan
7. Facsimilli transmission :
penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca
dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan
membuat salinannya di ujung yang lain
8. Dekstop publishing : pembuatan output cetak, tampilan
layar persis sama
dengan
salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
PROSES ADMINISTRASI
Ada 3 bagian dalam proses administrasi :
1. Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang
seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengngat segi-segi tujuan,
peralatan, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia
2. Prosedu kerja adalah rangkaian tata kerja yang
berkaitan satu sama lain ehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap demi
tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suat bidang
tugas
3. Sistem kerja adalahsuat rangkaian tata kerja dan
prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam
rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan.
KEARSIPAN
Kearsipanadalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta
penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat
ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus
dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya
organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi
organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar
terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan
perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari
sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:
1) Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan
lancar.
2) Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila
terjadi masalah.
3) Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara
tertulis
4) Dapat dijadikan bahan dokumentasi
6) Sebagai alat pengingat
7) Sebagai alat penyimpanan warkat
8) Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi
apabila memiliki perpustakaan
9) Merupakan
bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
10)
Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting
mengenai kemajuan organisasi.
- Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan
Sistem
Pengelolaan Kearsipan yang sesuai
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi
kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung
kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta.
Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di
instansi-instansi diantaranya:
à Sistem
sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam
satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
à Sistemj
desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak
dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan
arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi
sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi
pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan
berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai
kemajuan sistem perusahaan.
Sistem penyimpanan arsip yang sesuai
Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam
bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan,
pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau
metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat
dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem
penyimpanan yang sesuai diantaranya:
• Sistem
abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan
abjad
• Sistem
masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi
pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat
pada folder
• Sistem
tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun
tanggal dijadikan kode surat.
•
Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang
diterima.
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar
dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut
dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam
membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record
manajemen dan lain lain.
Menurut asrip nasional, filling / memfile
adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan
menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata
usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana
diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
SURAT
Surat adalah alat komunikasi tertulis dari satu pihak dan di tujukan kepada pihak
lain dengan tujuan mengantarkan informasi. Surat dapat dibedakan menjadi 3
yaitu surat biasa, surat penting dan surat rahasia.
·
Surat biasa
1.
Bila surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan
menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan
2.
Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya
·
Surat penting
1.
Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan
kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebeb tidak dapat diganti dengan
sutar tembusan atau surat lainnya
2.
Surat tersebut mempunyai proses lanjut yang harus
segera dilaksanakan
·
Surat rahasia
1.
Surat bersampul lebih dari satu sampul surat
2.
Pada sampul surat terdapat kode RHS (rahasia) atau
SRHS(sangat rahasia)
KARTU KENDALI
Kartu kendali adalah lembaran isian
yang digunakan untuk pencapaian, pencatatan dan penyimpanan surat yang sifatnya
penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
Pada sistem ini dilakukan 3 pengelompokan surat yaitu surat biasa, penting dan
rahasia.
Fungsi kartu kendali adalah
1.
Alat pengendali surat masuk dan surat keluar
2.
A lat pelacak surat
3.
Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
4.
Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi
Keuntungan menggunakan kartu kendali
1.
Lebih efisien dibandingkan buku agenda
2.
Dapat membedakan sifat surat (biasa, penting dan
rahasia)
3.
Menghilangkan pencatatan berulang
4.
Mudah melacak lokasi surat yang diproses
5.
Memudahkan penyusunan arsip
6.
Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
Sejalan dengan tumbuhnya usaha kecil Anda, maka
semakin besar pula ukuran pertemuan perusahaan Anda. Pertemuan tidak resmi bisa
efektif, namun bilamana waktu ketat dan kompleksnya proyek yang ada maka
tatatertib lebih dibutuhkan Kerjasama dengan para pelanggan perusahaan mungkin
juga mengharuskan Anda memimpin sebuah pertemuan resmi.
Langkah Pertama: Tetapkan Tujuan
Tujuan yang jelas akan mendorong orang untuk
menghadiri di pertemuan karena mereka akan mengerti apa maksud dari pertemuan.
Tujuan yang jelas juga akan menetapkan landasan bagi sebuah pertemuan yang
terarah.
Pertemuan biasanya mempunyai salah satu dari dua
tujuan – menginformasikan atau memutuskan. “Diskusi” bukanlah tujuan sebuah
pertemuan. Misalnya, “untuk menetapkan penentuan posisi pasar bagi pemasangan
iklan dagang Series 2000” adalah suatu tujuan yang efektif. Tujuan seperti ini
terarah dan dengan jelas mengumumkan maksud dari pertemuan. “Untuk membahas
pemasaran Series 2000” terdengar tanpa tujuan dan dapat mengundang pembicaraan
berlarut-larut daripada tindakan.
Langkah Kedua: Kumpulkan Daftar Peserta
Buatlah daftar siapa saja yang perlu menghadiri di
pertemuan. Pikirkan dengan teliti apakah seseorang perlu atau tidak perlu
berada diruangan sepanjang pertemuan (barangkali mereka bisa bergabung dengan
Anda lewat telekonperensi, atau hanya untuk satu topik tertentu). Ingatlah,
jika Anda membuang-buang waktu seseorang, maka kemungkinannya lebih kecil bahwa
ia akan hadir dan mengambil bagian dalam pertemuan berikut yang Anda
selenggarakan.
Bersikaplah pasti pada saat Anda mengundang seseorang
ke pertemuan. Anda perlu memperhatikan jadwal orang lain, namun Anda akan lebih
mudah menjadwal pertemuan kalau Anda mengatakan “Harap sediakan waktu untuk
hadir dan apabila Anda berhalangan silahkan hubungi saya”. Selalu beritahu
orang mengenai tujuan pertemuan, kapan akan dimulai dan kapan akan berakhir.
Juga, tekankan bahwa pertemuan tersebut akan dimulai tepat waktu.
Langkah Ketiga: Buatlah Agenda
Agenda merupakan daftar pokok-pokok acara untuk dikaji
ulang agar bisa memenuhi tujuan Anda. Agenda bisa berupa sesuatu yang Anda
gunakan untuk diri sendiri atau dibagikan pada saat pertemuan. Sisi positif
dari membagikan sebuah agenda adalah bahwa ia menyediakan petunjuk untuk diikuti
orang. Sisi negatifnya adalah bahwa ia bisa mengalihkan perhatian para peserta;
dan menggoda mereka untuk lompat ke persoalan yang belum waktunya dibahas.
Misalnya, kalau butir kelima kebawah adalah keahlian teknik, maka para insinyur
dalam ruangan mungkin ingin segera membahas persoalan tersebut. Apabila Anda
ingin menyelesaikan persoalan lain terlebih dahulu sebaiknya Anda menyimpan
agenda tersebut untuk diri sendiri. Apabila Anda menyelenggarakan pertemuan
mengenai kondisi terakhir maka Anda bisa menggunakan jadwal waktu proyek
sebagai agenda Anda.
Apabila Anda memutuskan untuk membagikan agenda,
pastikan untuk mencantumkan tujuan dan tanggal pada bagian atas halaman. Semua
hal harus ditandai sebagai butir-butir pembahasan. Setiap orang dalam pertemuan
tersebut harus menerima agenda, jadi pastikan bahwa Anda mempunyai salinan
agenda lebih dari cukup.
Langkah Keempat: Jagalah Kontrol
Segera sesudah pertemuan dimulai, maka tanggung jawab
Anda adalah untuk memberikannya berlangsung dan terarah. Berikut ini adalah
beberapa petunjuk untuk menyelesaikannya:
- Mulailah tepat waktu, bahkan jika orang-orang terlambat datang. Apabila Anda menunggu hingga orang terakhir tiba, Anda berarti melatih orang agar terlambat.
- Uraikan dengan singkat maksud dari pertemuan.
- Apabila Anda telah menyebarluaskan agenda, maka pastikan setiap orang mengikutinya sehingga Anda dapat menyelesaikan tujuan Anda.
- Apabila pembahasan berlarut-larut pada suatu topik dan keputusan tidak bisa diambil, maka tugas Anda untuk menyelak dan berkata seperti, “Demi jadwal waktu proyek maka kita perlu mengambil sebuah keputusan”.
- Apabila suatu masalah nampaknya tidak bisa dipecahkan, maka tentukan apa yang diperlukan untuk memecahkannya di masa mendatang dan tambahkan pada jadwal waktu proyek.
- Pengendalian masa: Anda harus tegas apabila kelompok mulai keluar dari jalurnya dan usulkan agar persoalan tersebut dibahas pada waktu yang lain.
- Jadwalkan pertemuan pada akhir pertemuan sekarang.
- Apabila Anda yang mengadakan untuk pertemuan, maka Anda bertanggung jawab membuat catatan atau menunjuk seseorang untuk membuat catatan.
Langkah Kelima: Tindak Lanjut
Segera sesudah pertemuan berakhir, maka Anda masih
harus mengerjakan sesuatu.
Kumpulkan dan sebarluaskan memo internal yang
meringkas hasil pembahasan, apa saja yang telah diselesaikan, dan tindakan apa
saja yang perlu diambil untuk sejumlah persoalan yang memerlukan penjelasan
lebih lanjut. Ini harus bersumber langsung dari catatan pertemuan. Jangan
membuat memo terlalu panjang – gunakan saja butir-butir permasalahan.
Pastikan Anda mengucapkan terima kasih kepada seluruh
peserta atas kehadiran dan partisipasinya. Mereka akan senang mengetahui bahwa
waktu mereka dihargai.
Perbarui jadwal waktu proyek Anda untuk mencakup
kemajuan yang dilaporkan pada pertemuan tersebut. Di dalam pembaruan, pastikan
untuk mencakup tanggal pertemuan berikutnya, serta hal-hal apa saja yang perlu
diselesaikan sebelum pertemuan tersebut.
Sebarluaskan jadwal waktu yang sudah direvisi.
KESEHATAN
DAN KESELAMATAN KERJA (K3)
Adalah bidang yang terkait dengan kesehatan,
keselamatan dan kesejahteraan manusia yang bekerja di sebuah institusi maupun
lokasi proyek. Tujuan K3 adalah untuk memelihara kesehatan dan keselamatan
lingkungan kerja. Undang-undang yang mengatur No.1/1070 undang-undang ini mengatur dengan jelas
tentang kewajiban pimpinan tempat kerja dan pekerja dalam melaksanakan
keselamatan kerja. Undang-undang No.23/1992 menyatakan bahwa secara khusus
perusahaan berkewajiban memeriksa kesehatan badan, kondisi mental dan kemampuan
fisik pekerja yang baru maupun yang akan di pindahkan ke tenpat kerja baru,
sesuai dengan sifat-sifat pekerjaan yang diberikan kepada pekerja serta
pemeriksaan kesehatan secara berkala. Undang-undang no.13 tahun 2003 tentang
ketenagakerjaan, meliputi upah kerja, jam kerja, hak maternal, cuti,
keselamatan dan kesehatan kerja.
Undang-undang ini
membuat ancaman pidana kurungn paling lama 1 tahun atau pidana denda
sebanyak lima belas juta rupiah bagi yang tidak menjalankan undang-undang
tersebut.
Perbedaan
dengan jamsostek, jamsostek merupakan PROGRAM yang ditujukan untuk mendukung
pelaksanaan sistem K3 dalam setiap perusahaan, yang tidak bisa langsung di
sediakan perusahaan. Seperti jaminan kecelakaan kerja (JKK), tabungan hari tua
dan jaminan kematian.
Indikator
penyebab keselamatan kerja adalah :
1. Keadaan
tempat lingkungan kerja, meliputi
a. Penyusunan
dan penyimpanan barang-barang yang berbahaya yang kurang diperhitungkan
keamanannya
b. Ruang
kerja yang terlalu padat dan sesak
c. Pembuangan
limbah kotoran kerja yang tidak pada tempatnya
2. Pemakaian
peralatan kerja, meliputi
a.
Pengaman peralatan kerja yang sudah
usang dan rusak
b.
Penggunaan mesin, alat elektronik tanpa
pengaman yang baik pengaturan penerangan
Tujuan
K3 adalah
1.
Agar setiap pegawai mendapat jaminan
kesehatan dan keselamatan kerja secara fisik, sosial dan psikologis
2.
Agar setiap perlengkapan dan peralatan
kerja digunakan sebaik-baiknya, seefektif mungkin
3.
Agar semua hasil produksi dipelihara
keamananya
4.
Agar adanya jaminan atas pemeliharaan
dan peningkatan kesehatan gizi pegawai
5.
Agar meningkatkan kegairahaan,
keserasian kerja dan partisipasi kerja
6.
Agar terhindar dari gangguan kesehatan
yang disebabkan oleh lingkungan dan kondisi kerja
7.
Agar setiap pegawai merasa aman dan
terlindungi dalam bekerja
PILIHLAH
SALAH SATU TUGAS DI BAWAH INI :
TUGAS 1
;
Setelah
mengetahui prinsip dan bentuk tata ruang kantor, maka :
1. Buatlah denah kantor yang bersangkutan
2. Pelajari jenis pekerjaan yang terdapat dalam kantor
3. Susunlah letak meja dan peralatan kantor
yang diperlukan dengan berpedoman pada asas dan prinsip penataan ruangan
4. Susunlah peralatan kantor pada lantai
yang sebenarnya
TUGAS
2 :
Buatlah makalah tentang perkembangan
komputer dan perkembangan internet
1
KELOMPOK MINIMAL 5 MAHASISWA/1 DAN MAXIMAL 8 MAHASISWA/I
NIM,
NAMA, JURUSAN JANGAN LUPA DI CANTUMKAN
DIKUMPULKAN PALING LAMBAT KETIKA UAS, MELEWATI BATAS UAS
MOHON MAAF TIDAK SAYA TERIMA
TERIMA
KASIH
DAFTAR
PUSTAKA
1.
Undang-undang No.1 tahun 1970 tentang
keselamatan kerja
2.
Undang-undang No.23 tahun 1992 tentang
kesehatan indonesia
3.
Undang-undang No.13 tahun 2003 tenaga kerja indonesia
4.
Endang R, Mulyani dkk, 2010 Prinsip
Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran
5.
The Liang Gie, 2000 Administrasi
Perkantoran Modern, Yogyakarta, Liberty
6.
Winardi, 1992, Manajemen Perkantoran
Sistem dan Prosedur, Bandung
7.
Lembaga Administrasi Negara R.I. 1987,
Buku Pengetahuan Manajemen Perkantoran, Jakarta
8.
Yogianto hartono, pengenalan ilmu
komputer, 2010
9.
Jurnal-sdm.blogspot.com
