Kumpulan Makalah dan Artikel Menarik.........................

Kumpulan makalah dan artikel yang mungkin anda perlukan salah satunya ada disini, blog ini bukan berniat untuk menjiplak makalah orang lain tapi hanya untuk mempermudah anda dalam mencari tugas makalah. Lagi pula di setiap akhir entri pasti ada saya cantumkan sumbernya. 

Terimakasih sudah mengunjungi blog ini..

Minggu, 14 Oktober 2012

Makalah Personel kantor

BAB I PENDAHULUAN 

 A.Latar Belakang 

Organisasi sebagai kesatuan yang dinamis merupakan alat untuk mencapai tugas pokok. Bagaimanapun tegasnya tujuan yang digariskan, bila tidak didukung oleh ketetapan sasaran, baik yang berupa fasilitas maupun personal (pegawai) maka tetap saja tujuan tersebut tidak mempunyai arti apa-apa atau tidak bermakna.Tanpa unsur manusia sebagai personel maka tujuan organisasi yang telah ditentukan tidak akan tercapai sebagaimana yang diharapkan. 

Kerjasama tidak akan terwujud, dan alat-alat merupakan benda mati serta waktu akan terbuang percuma. Jadi unsur manusia sebagai personel kantor merupakan unsur manajemen kantor yang sangat penting diperhatikan, karena tanpa adanya personel dalam kantor maka unsur yang lainnya tidak akan berarti apa-apa, dan sekalingus dikantor itu tidak akan ada kegiatan. Unsur personel dalam kantor merupakan salah satu komponen yang sangat penting dalam sebuah organisasi, oleh karena itu personel kantor harus memiliki bakat dan juga keahlian yang sesuai dengan keperluan kantor yang bersangkutan agar langkah untuk mencapai tujuan yang diinginkan oleh kantor tersebut dapat berjalan dengan lancer. Jadi, untuk itu kami kelompok II akan membahas mengenai “PERSONEL KANTOR”. 

B.Batasan Masalah 

Mengingat keterbatasan waktu dan dana yang dimiliki penulis maka dalam makalah ini penulis membatasi masalah yang akan dibahas hanya pada masalah-masalah yang berhubungan dengan Pengertian personel kantor, tugas dan tanggung jawab personel kantor serta syarat – syarat seorang personel kantor. 

 C. Rumusan Masalah 

Dalam hal ini kami ingin membahas lebih jauh mengenai berbagai macam hal yang berkaitan dengan personel kantor diantaranya adalah sebai berikut : 

1.Apa itu personel kantor ? 

2. .Bagaimana tugas dan tanggungjawab seorang personel kantor ? 

3.Syarat – syarat apa yang harus dipenuhi untuk menjadi seorang personel kantor ? 

D.Tujuan Penulisan  

Adapun tujuan penulisan makalah yang berjudul “Personel Kantor” adalah: 

1.Untuk mengetahui apa sebenarnya yang dimaksud dengan personel kantor. 

2.Untuk mengetahui bagaimana bentuk dari tugas serta tanggungjawab dari seorang personel kantor. 3.Untuk mengetahui berbagai macam syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang untuk dapat menjadi seorang personel kantor.    

BAB II PEMBAHASAN 

A.Pengertian Personel Kantor 

Apakah personel (pegawai) kantor itu ? Kita sering mendengar istilah pegawai negeri, pegawai swasta, pegawi tetap, pegawai honorer, dan sebagainya. Kesemuanya itu memiliki arti yang sama namun objeknya berbeda. 

1.Pegawai negeri sipil (PNS) adalah pegawai yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas negara lainnya, dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dengan kata lain pegawai yang bekerja di instansi – instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah. 

Berdasarkan Undang Undang Nomor 8 Tahun 1974 dan Undang Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian dinyatakan bahwa pegawai negeri terdiri dari: 

a.Pegawai Negeri Sipil (PNS) 

b.Anggota Tentara Nasional Indonesia (TNI) 

c.Kepolisian Negara Republik Indonesia 

Pegawai Negeri Sipil (PNS) terdiri dari: 

a.Pegawai Negeri Sipil Pusat 

√Pegawai Negeri Sipil yang gajinya dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan bekerja pada Departemen, Lembaga Non Departemen, Kesekretariatan Lembaga tertinggi/Tinggi Negara, dan kepaniteraan pengadilan. 

√Pegawai Negeri Sipil Pusat yang diperbantukan atau dipekerjakan pada daerah otonom.

 √Pegawai Negeri Pusat Pusat yang berdasarkan suatu peraturan perundang-undangan diperbantukan atau dipekerjakan pada badan lain, seperti perusahaan umum, yayasan, dan lain-lain. 

√Pegawai Negeri Sipil Pusat yang menyelenggarakan tugas negara lain, seperti hakim pada pengadilan negeri, pengadilan tinggi, dan lain-lain.

 b.Pegawai Negeri Sipil Daerah Pegawai Negeri Sipil yang bekerja di daerah otonom seperti daerah provinsi/kabupaten/kota dan gajinya dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) dan dipekerjakan pada pemerintah daerah maupun dipekerjakan di luar instansi induknya. 

2.Pegawai Swasta adalah pegawai yang bekerja diluar instansi pemerintah, yaitu di perusahaan swasta dan digaji oleh perusahaan atau kantor yang bersangkutan. 

3.Pegawai Tetap adalah pegawai yang sudah memiliki status, gaji dan tunjangan tetap, baik di instansi pemerintahan maupun perusahaan. 

4.Pegawai Honorer adalah pegawai yang belum memiliki status gaju dan tunjangan tetap. Baik bekerja di instansi pemerintahan maupun swasta. 

Dari keterangan diatas tadi maka dapat disimpulkan bahwa yang disebut dengan personel atau pegawai kantor adalah keseluruhan orang yang bekerja pada suatu kantor tertentu. 

Dengan kata lain personel kantor adalah orang yang mendapatkan imbalan , gaji, tunjangan atas pekerjaannya baik dari pemerintah maupun swasta. 

Mengenai pengertian personel kantor ini dapat dilihat dari berbagai sudut diantaranya, sebagai berikut : 1.Personel kantor sebagai tenaga substansi dalam instansi Substansi sama dengan institusi atau lembaga. Substansi ini ada kaitannya dengan jabatan, yaitu tugas, kedudukan, tanggungjawab, wewenang, dan hak dalam rangka susunan satuan organisasi. 

Jadi personal kantor sebagai tenaga substansi adalah keseluruhan orang-orang yang bekerja dalam organisasi dan menduduki suatu jabatan dalam pekerjaannya. 

Adapun dua macam jabatan , yaitu jabatan struktural dan jabatan fungsional. 

a.Jabatan Struktural , yaitu jabatan yang secara tegas ada dalam struktur organisasi 

b.Jabatan Fungsional, yaitu jabatan yang tidak jelas disebutkan atau digambarkan dalam struktur organisasi, tetapi jabatan itu harus ada karena fungsinya memungkinkan kelancaran tugas organisasi itu. 

Dibawah ini merupakan nama jabatan struktural dan fungsional dalama lingkungan pendidikan. 

a.Jabatan struktural di Perguruan Tinggi terdiri dari : 

•Guru Besar 

•Rektor Kepala 

•Rektor 

•Rektor Madya 

•Rektor Muda

 •Asisten Asli 

•Asisten Muda 

bJabatan Struktural di SD, SLTP, SMU, dan SMK terdiri atas : 

•Pengawas 

•Kepala SMU 

•Kepala SLTP 

•Pemilik SD 

•Kepala SD 

c.Jabatan Fungsional guru terdiri dari :

 •Guru Utama 

•Guru Utama Madya 

•Guru Utama Muda 

•Guru Pembinan Tingkat 1 

•Guru Pembina

 •Guru Dewasa Tingkat 1

 •Guru Dewasa 

•Guru Madya Tingkat 1 

•Guru Madya 

•Guru Muda Tingkat 1 

•Guru Muda 

•Guru Pratama Tingkat 1 

•Guru Pratama 

2.Personal kantor sebagai tenaga administrasi Administrasi merupakan suatu proses kerja sama di antara sekelompok orang untuk mencapai tujuan. 

Karena administrasi berkaitan proses maka personel sebagai tenaga administrasi berkaitan dengan personal sebagai tenaga pelaksanan dan teknisi atau yang berhubungan langsung dengan proses pencapaikan tujuan. Dengan kata lain personel sebagai tenaga administrasi adalah keseluruhan orang yang bekerja pada instansi yang bertugas sebagai tenaga teknis atau pelaksana kegiatan administrasi. 

B.Tugas dan Tanggung Jawab Personel Kantor  

Jenis dan besarnya suatu organisasi sangat menentukan tugas dan tanggung jawab personel kantor yang bersangkutan. Dalam sebuah organisasi kecil bisa jadi seluruh pekerjaan kantor diserahkan kepada satu sekretaris saja, sehingga ia mengerjakan berbagai macam tugas mengetik surat, mengarsip surat, mencatat pemasukan dan pengeluaran, membuat laporan, membayar gaji karyawan, menerima tamu, dan sebagainya. Sebaliknya. dalam sebuah organisasi yang besar mungkin pekerjaan kantor dibagi-bagi ke dalam unit-unit tersendiri dengan tim personel masing-masing yang memiliki tugas dan tanggungjawab berbeda-beda pula. 

Namun, berdasarkan cakupan pekerjaan kantor yang umum. dapatlah disebutkan beberapa tugas dan tanggung jawab personel kantor sebagai berikut : 

1.Kepala kantor bertanggung jawab atas beresnya penyelenggaraan seluruh pekerjaan kantor. Tugasnya antara lain mengatur mekanisme kerja dan pembagian tugas di antar seluruh personel kantor mengawasi kebenaran, ketepatan, dan kerapian kerja para personel; mengurus pemenuhan perlengkapan kantor sesuai kebutuhan; dan sebagainya. 

2.Petugas arsip bertanggung jawab atas pencatatan dan penyimpanan semua surat masuk dan keluar. 

3.Pembuat surat bertanggung jawab atas pembuatan konsep surat keluar. 

4.Penerima tamu bertanggung jawab alas pelayanan terhadap tamu dan menerima telepon. 

5.Petugas keuangan/kasir bertanggung jawab atas pengelolaan kas dan pembukuannya secara cermat. 

C.Syarat-Syarat Personal Kantor 

Setiap personel kantor perlu memenuhi syarat-syarat sesuai dengan bidang tugas dan pekerjaannya. Secara umum, syarat-syarat personel kantor adalah sebagai berikut : 

1.Syarat Pengetahuan Personel kantor harus dapat melakukan penggolongan/klasifikasi berdasarkan kriteria tertentu. la perlu menguasai matematika sederhana, tata bahasa Indonesia, dan sebaiknya pula bahasa lnggris secukupnya. Syarat pengetahuan ini antara lain dapat dijamin, meskipun tidak selalu, oleh bekal pendidikan yang telah dicapai oleh personel yang bersangkutan, misalnya SLTP, SMU, SMK, diploma. atau sarjana. 

2.Syarat Keterampilan Sekurang-kurangnya personel kantor harus dapat membaca dan menulis dengan cukup baik. Keterampilan dasar lain yang umumnya dituntut juga adalah mengetik. Dengan berkembangnya teknologi. kemampuan menggunakan aplikasi komputer juga semakin banyak dituntut, khususnya aplikasi pengolah kata dan pengolah data. Selain itu, personel kantor perlu memiliki kemampuan melaksanakan pekerjaan secara cermat, teliti, dan berhasil, sesuai dengan standar atau prosedur yang telah ditentukan dalam bidangnya. 

3.Syarat Kepribadian Kepribadian setiap orang tentu saja unik dan berbeda-beda. Akan tetapi, ada unsur-unsur sikap yang umum. yang idealnya dimiliki oleh personel kantor, yakni : Loyalitas, yaitu kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya; Dapat menyimpan rahasia, terutama karena pekerjaannya banyak berkaitan dengan informasi-informasi penting dan rahasia perusahaan; Ketekunan dan kerajinan; Kerapian. 

4.Perangkat Kerja Personel Kantor Agar personel kantor dapat menjalankan tugasnya dengan sebaik mungkin dan sesuai dengan tujuan yang hasil diharapkan, mereka perlu diberi perlengkapan kerja yang memadai, antara lain meja, lemari arsip, kursi, alat tulis, mesin tik, komputer, kop surat, formulir-formulir, korektor (tipp-ex), penjepit kertas, stapler, buku agenda, penggaris, dan sebagainya. Sebaiknya juga disediakan berbagai pedoman untuk dijadikan rujukan pada saat personel kantor menjalankan tugasnya. 

Beberapa pedoman tugas personel kantor yang biasanya diperlukan adalah: 

Bagan organisasi; 

Tugas-tugas pekerjaan;

Tugas-tugas kerumahtanggaan 

Tata cara menelepon; 

Tata cara pelayanan tamu; 

Contoh-contoh bentuk surat dan memo; 

Daftar penyimpanan semua berkas beserta letaknya; Daftar alamat dan nomor telepon karyawan dan relasi; Peraturan keamanan dari perusahaan; Prosedur mengurus perjalanan dan penginapan di hotel: Jadwal rapat/pertemuan dan prosedur pengurusannya; 

Prosedur pengunlisan pengeluaran uang; 

Prosedur pemesanan perlengkapan barang; 

Pedoman tata bahasa dan penggunaan tanda baca. 

Dengan perlengkapan yang memadai dan dengan berbagai pedoman yang praktis itu, personel kantor mengetahui persis apa yang harus dilakukannya dan bagaimana menjalankannya dengan cara sebaik mungkin.   

BAB III PENUTUP 

A.Kesimpulan 

Personel atau pegawai kantor adalah keseluruhan orang yang bekerja pada suatu kantor tertentu. Dngan kata lain personel kantor adalah orang yang mendapatkan imbalan , gaji, tunjangan atas pekerjaannya baik dari pemerintah maupun swasta Unsur personel dalam kantor merupakan salah satu komponen yang sangat penting dalam sebuah organisasi, oleh karena itu personel kantor harus memiliki bakat dan juga keahlian yang sesuai dengan keperluan kantor yang bersangkutan agar langkah untuk mencapai tujuan yang diinginkan oleh kantor tersebut dapat berjalan dengan lancer. Berdasarkan cakupan pekerjaan kantor yang umum. 

dapatlah disebutkan beberapa tugas dan tanggung jawab personel kantor sebagai berikut :

 1.Kepala kantor bertanggung jawab atas beresnya penyelenggaraan seluruh pekerjaan kantor. Tugasnya antara lain mengatur mekanisme kerja dan pembagian tugas di antar seluruh personel kantor mengawasi kebenaran, ketepatan, dan kerapian kerja para personel; mengurus pemenuhan perlengkapan kantor sesuai kebutuhan; dan sebagainya. 

2.Petugas arsip bertanggung jawab atas pencatatan dan penyimpanan semua surat masuk dan keluar. 

3.Pembuat surat bertanggung jawab atas pembuatan konsep surat keluar. 

4.Penerima tamu bertanggung jawab alas pelayanan terhadap tamu dan menerima telepon. 

5.Petugas keuangan/kasir bertanggung jawab atas pengelolaan kas dan pembukuannya secara cermat. B.Saran 

Mengingat pentingnya personel atau pegawai kantor dalam sebuah organisasi, kami dapat menyarankan agar setiap organisasi dapat menyeleksi personel – personel yang akan bekerja di organisasi tersebut dengan baik, sebab jalannya sebuah organisasi kedepannya tergantuk pada para personel kantor tersebut.   

DAFTAR PUSTAKA 

www.artikelk3.com www.

DatabaseArtikel.com h

ttp://schizo-id.blogspot.com 

www.managementaccountingsystems.com 

www.websters-dictionary-online.org 

Manajemen Administrasi Perkantoran

Manajemen Administrasi Perkantoran

Tujuan
Menghasilkan tenaga ahli madya profesional dalam administrasi perkantoran dan kesekretarisan yang menjunjung etika dan moral dalam menjalankan profesi sesuai dengan keahlian dan profesinya.

Kompetensi Umum
Memiliki kemampuan teknis tinggi (skilled) yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan tugas-tugas di bidang administrasi perkantoran dan kesekretarisan.

Kompetensi Khusus

1. Mampu menjalankan kegiatan teknis operasional di bidang administrasi perkantoran dalam membantu tugas-tugas pimpinan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen.
2. Mampu berkomunikasi dalam bahasa Inggris secara lisan maupun tulisan.
3. Mampu mengoperasikan berbagai fasilitas perkantoran (telepon, mesin facsimile, mesin ketik manual maupun elektrik, komputer dan peralatan presentasi, mesin hitung, dsb).
4. Mampu menyelenggarakan rapat/pertemuan bisnis baik internal maupun eksternal organisasi dengan tata cara penyelenggaraan yang berlaku.
5. Mampu mengoperasikan berbagai aplikasi komputer untuk perkantoran (Windows, MS Word XP, Excel XP, Internet, dan MS Power Point, MS Accses, MS Office XP, MS Outlook) yang digunakan untuk penyajian berbagai bentuk surat, pembuatan dokumen, laporan dan presentasi.
6. Mampu menyusun berbagai jenis laporan perkantoran dan mempresentasikannya baik dalam bahasa Indonesia maupun Inggris yang diperlukan bagi pucuk pimpinan.
7. Mampu membuat berbagai jenis surat bisnis baik dalam bahasa Indonesia maupun Inggris.
8. Mampu menyelenggarakan filing berdasarkan sistem filing yang berlaku (sistem abjad, subjek, nomor, geografis, kronologis).
9. Mampu menulis dan membaca stenografi  untuk penulisan surat atau rapat/pertemuan sebagai sarana yang melengkapi alat bantu rekam.
10. Mampu menciptakan sistem perkantoran yang dibutuhkan untuk menunjang/ membantu kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi.
11. Mampu melaksanakan tugas-tugas pelayanan informasi yang selalu berfokus pada pelayanan prima (service excellent) untuk kepuasan pelanggan.
12. Mampu melaksanakan tugas sebagai sekretaris eksekutif yang professional, memiliki moral yang tinggi dan selalu menjaga etika profesi.

Tujuan, Fungsi, Tugas, Aspek dan Bidang Kerja Manajemen Administrasi Perkantoran

Manajemen administrasi perkantoran adl bagian dari manajemen yg memberikan informasi layanan bidang administrasi yg diperlukan ukt melaksanakan kegiatan secara efektif & memberi dampak kelancaran pd bidang lainnya.

Kegiatan Manajemen Administrasi Perkantoran

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

• Penyediaan informasi yg dibutuhkan ukt kepentingan manajemen.
• Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah ukt diakses oleh yg membutuhkan.
• Pengadministrasian seluruh kegiatan
• Menginventarisasi peralatan kantor

Tujuan Manajemen Administrasi Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yg berjudul Office Management and Control, yaitu:

1. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yg cermat
3. Membuat catatan dgn biaya minimal
4. Memberikan semua keterangan yg lengkap & diperlukan siapa saja, kapan & di mana hal itu diperlukan ukt pelaksanaan perusahaan secara efisien
5. Memberikan catatan & laporan yg cukup dgn biaya serendah-rendahnya.

Aspek (fungsi) Manajemen Administrasi Perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yg meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

1. Pengendalian & pengawasan
2. Pengarahan & pengawasan
3. Pengarahan
4. Manajemen
5. Pengawasan
6. Perencanaan, pengendalian & pengorganisasian
7. Manajemen & pengarahan
8. Tata laksana/penyelenggaraan
9. Pelaksana secara efisien

Faktor-faktor Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Edwin Robinson

1. Persayaratan
2. Metode
3. pegawai
4. Material perlengkapan

Fungsi-fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran yg terkait menurut H.Mac Donald (office management)

1. Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
2. Biaya perkantoran (office costs)
3. Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
4. Kepegawaian perkantoran (office personel)
5. Metode perkantoran (office methods)
6. Perlengkapan perkantoran (office equipment)

Cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey

1. peralatan & mesin (appliance and machine)
2. perbekalan & alat tulis (supplies and stationery)
3. metode (methods)
4. tata warkat (records)
5. kontrol pejabat pimpinan (executive controls)
6. ruang perkantoran (office space)
7. komunikasi (communications)
8. kepegawaian kantor (office personnel)
9. perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)

Manajemen Administrasi Perkantoran menurut George R. Terry

Manajemen perkantoran adl perencanaan, pengendalian & pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yg melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yg telah ditentukan.

Manajemen Administrasi Perkantoran menurut William Leffingwell & Edwin Robinson

Manajemen Perkantoran dpt didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, & pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yg melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yg telah ditentukan lbh dahulu.

Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Millis Geoffrey

Manajemen kantor adl seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yg sesuai dgn lingkungannya demi mencapai tujuan yg ditetapkan

Dengan demikian, manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur & menyusun), mengarahkan (memberikan arah & petunjuk), mengawasi & mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yg terkena oleh rangkaian kegiatan itu pd umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work).

Manajemen Administrasi Perkantoran meliputi pekerjaan perkantoran diantaranya:

1. menggandakan (duplicating)
2. mengirim surat (mailing)
3. mengetik (typing)
4. menghitung (calculating)
5. menyimpan warkat/arsip (filing)
6. menelepon (telephoning)
7. memeriksa (checking)
8. dan kegiatan lain.

Contoh Makalah Manajemen Administrasi Perkantoran

  

CONTOH MAKALAH
MANAJEMEN PERKANTORAN

“PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN”

OLEH :

NAMA SAYA

..................

Program Studi Manajemen Administrasi Perkantoran

Kosentrasi TIK

KATA PENGANTAR

 Assalamu Alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Dengan mengucapkan rasa syukur kepada Allah SWT, atas rahmat dan hidayah-Nya, saya telah berhasil menyusun makalah yang diberikan oleh dosen matakuliah Manajemen Administrasi Perkantoran dengan judul makalah “Pengertian Dan Prinsip-Prinsip Perkantoran”.

Makalah ini untuk menumbuhkan dan meningkatkan kemampuan melalui pemberian dan pemupukan pengetahuan dengan berbagai permasalahan yang ada, pembahasan, dan analisa yang telah ditulis dengan bahasa yang mudah untuk dimengerti bagi siapa saja yang ingin membaca dan memahaminya. Sehingga menjadi manusia cerdas yang terus berkembang dalam hal kemampuan, keimanan, ketaqwaannya kepada Allah SWT.

Saya menyadari makalah ini jauh dari kesempurnaan, sehingga saya mengharapkan, kritik dan saran positif yang kiranya dapat membantu dalam penyempurnaan makalah berikutnya.

Akhir kata saya ucapkan terimakasih, Wassalamu Alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Indonesia, Oktober 2005

Penulis

 

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL !

KATA PENGANTAR !!

DAFTAR ISI !!!

BAB I PENDAHULUAN

1. Latar Belakang 1
2. Rumusan Masalah 2
3. Tujuan 2

BAB II PEMBAHASAN

PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN 3

1. Pengertian Kantor 3
2. Manajemen Perkantoran 4
3. Perkantoran Modern 7
4. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern 9

BAB III PENUTU

1. Kesimpulan 13
2. Saran 13

REFERENSI

BAB I

PENDAHULUAN

1. Pendahuluan

Kalau kita mendengar istilah Manajemen Perkantoran Modern, pastilah kita memikirkan sesuatu tempat dalam sebuah ruangan yang berisi meja, kursi yang dilengkapi dengan perlengkapan serba canggih masa kini. Di balik meja yang rapi dan bersih duduk seorang yang berdasi di depannya terpampang beberapa alat dukung seperti: telepon, Laptop yang stand bai dengan monitor terbuka dan berisi fitur-fitur canggih yang melambangkan dunia maya dan seterusnya dan seterusnya. Itulah gambaran awal kita ketika membaca atau mendengar kata “Manajemen Perkantoran Modern”. Sepakat ? Manajemen perkantoran modern adalah suatu cara tata kelola dalam dunia perkantoran itu sendiri. Mengapa demikian karena kita saat ini dan seterusnya dihadapkan pada tata kelola yang semakin rumit dan memerlukan sumber daya manusia yang up to date…..Oleh karena itu Manajemen Perkantoran dapat dikatakan sebagai upaya penjurusan dan pengawasan dari sebuha kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya. Peralatan yang canggih tentu bertujuan untuk  efektifitas dan efesiensi atau hemat dalam segalanya. Dari Manajemen Perkantoran dapat kita mengetahui fungsi kantor dalam birokrasi kepemerinatahan, dalam perusahaan,  pengertian kantor, aspek-aspek manajemen perkantoran, tugas seorang manajemen perkantoran serta pengawasannya. Dalam hal ini seorang kepala kantor haruslah orang yang mempunyai keahlian manajemen yang didukung oleh latar belakang Sumber Daya manusia yang mumpuni baik dari segi: pendidikan, kepribadian, pengalaman, integritas atau bakat seseorang aebagai manajer atau sebagai pejabat disebuah kantor yang dipimpinnya.

2. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dalam makalah kami ini adalah sebsagai berikut.
1. Apa yang dimaksud dengan pengertian kantor ?

2. Apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran?

3. Apa yang dimaksud dengan perkantoran modern?

4. Apa yang dimaksud dengan prinsip-prinsip perkantoran modrn?

3. Tujuan

Adapun tujuan dari makalah kami ini adalah sebagai berikut :

1. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan pengertian kantor ?
2. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran?
3. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan perkantoran modern?
4. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan prinsip-prinsip perkantoran modrn

BAB II

PEMBAHASAN

1. Pengertian Kantor

Perkantoran kantor berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “Office” yang berasal dari bahasa Inggris. Prajudi (1976:60) telah menjelaskan pengertian kantor yang bisa berarti:

1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis
2. Markas, atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya.
3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi.
4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan.

Sedang perkataan bahasa Inggris “Office” dapat berarti:

1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task function).
2. Jabatan (tenure of official position).
3. Markas tau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government department, etc.)
4. Jasa pelayanan (service, kind help)
5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do, work, and duties)
6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat kerja tata usaha (place building, rooms, of bussiness and clerical works).

Dari berbagai pengertian perkataan “kantor” dan perkataan “office” seperti tersebut di atas, yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan  sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dengan demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai berikut:

1. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi.
2. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi.

Disamping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses seperti tersebut di atas, kantor juga sering diartikan ssebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administrative atau tepatnya kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial  dan fasilitatif. Contoh: Kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri tentunya berlangsung di mana-mana di seluruh pelosok Indonesia, akan tetapi kalau seseorang menanyakan “Departemen Dalam Negeri?” jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor) berkumpulnya pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan yang sifatnya admninistratif.

Jadi jelas dari pengertian di atas bisa dipahami bahwa pengertian kantor bisa berarti tempat, ini yang biasa disebut dalam arti statis. Kantor juga bisa dalam arti proses, ini yang biasa disebut dalam arti dinamis. Kantor juga dalam arti sarana, ini yang biasa disebut dalam arti fungsional. Akan tetapi dalam arti yang manapun, sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penangan data/informasi. Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan atau ruangan, orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan, biaya serta tata laksana kerja.

2. Manajemen Perkantoran

Sebagaimana kegiatan-kegiatan lainnya kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan, dogerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan sebagik-baiknya. Dalam terminologi tidak selalu para ahli memberikan rumusan yang sama.

The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli, antara lain sebagai berikut:

Arthur Grager “Office management is the function of administering the commonication and record service of an organization” (Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komonikasi dan pelayanan waktu dan suatu organisasi)

William Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as e function, is the branch of the art and science of management which is concerned with the effecient performance of office work, whenever and wherever that work is to be done” (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran itu harus dilakukan).

Hal Nourse “It seems to me that office management in the broather sense might embrance, not only the generally accepted service function, but also the arise og functional control administrative direction of most clerical and paperwork”. (manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).

George Terry “Office management can be defined as the planning can defined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective it deals with the life cycle of bussiness information, and retention, if of permanent value, of destuction if absolute.(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu usang).

Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran.

Dia mengatakan:

Pada pokoknya manajemen perkantoran modern merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)”.

Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan:

• Tata penyelenggaraan;
• Pelaksanaan secara efesien;
• Pengendalian, pengawasan dan pengarahan
• Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.

Oleh karena itu, secara ringkas manajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran.

Namun demikian, perlu kita perlu sadari bahwa cakupan kegiatan perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran tersebut, antara lain misalnya mengenai pegawai kantor, biaya perkantoran, prosedur dan metode perkantoran, serta lain-lain.

Perkantoran administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan, hal itu misalnya hal itu ditegaskan oleh salah satu terbitan Perserikatan Bangsa-Bangsa  (PBB) sebagai berikut:

The terms Adminsitration and Management are more being used synonymously. While the terms administration has been applied more to the counduct of public affairs and the terms manajement more to thet off bussiness interprise, there has been tedency in recent is recent time for management to be use to a grater degree in public affairs”

(Istilah-istilah Administrasi dan manajemen makin lama makin banyak digunakan secara satu arti. Walaupun istilah Administrasi telah diteranpkan lebih banyak bagi tindakan dalam urusan-urusan negara dan istilah manajemen lebih banyak pada urusan-urusan perusahaan, pada waktu akhir-akhir ini terdapat kecendrungan untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang luas bagi unsur-unsur negara) Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran yang intinya adalah tugas pelayanan merupakan rangkaian yang terdiri dari 6 (enam) aktivitas yaitu:

1. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.
2. Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim dan disimpan, termasuk dengan alat rekam suara atau film di era modern.
3. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud agar mudah untuk digunakan.
4. Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.
6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai  cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

3. Perkantoran Modern

Kamus besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru” “mutakhir”, “sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman”. Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berfikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri:

1. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik,
2. Menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat,
3. Para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin profesional
4. Memiliki sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.
5. Mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efesiensi, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.

Geoffry mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama dalam bidang “komonikasi dan pengelolaan data”

Kendala yang dihadapi oleh kantor-kantor pemerintah terutama sampai saat ini masih banyak kendala yang disebabkan oleh manajemen birokrasi di pemerintahan dalam hal biaya pengadaan barang-barang yang cenderung menghambat kemajuan kantor pemerintah itu sendiri,  terutama untuk kantor-kantor pemerintah di tingkat pedesaan yang masih sangat terpencil letaknya dukungan komputerisasi masih belum merata, belum lagi kendala SDM walau diakui kantor-kantor di wilayah perkotaan sudah mengarah ke sistem manajemen yang lebih baik, misalnya dalam pengelolaan data atau informasi sudah didukung dengan sistem pemrosesan data (electronic data processing) atau sering disebut dengan SIM (Sistem Informasi Manajemen), walau patut diakui juga belum sepenuhnya direalisasi kearah itu, namun sudah mengarah pada tahapan tersebut (Computer based system).

Keuntungan-keuntungan apabila kantor didukung dengan sistem komputerisasi adalah kecepatan, kecermatan, keterkinian komonikasi dan pemrosesan data. Namun dari berbagai pertimbangan, itu mungkin dapat dilakukan secara serentak atau simultan.

Kelemahan-kelemahan menggunakan komputersisasi adalah sebagai berikut:

1. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen, atau kesalahan yang terjadi pada salah satu sub sistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan.
2. Kesalahan dalam hal mengambil file induk untuk memasukkan data untuk disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan, lebih-lebih data tersebut diperlukan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan  akibatnya bila belum juga ditemukan akan menjadikan keputusan yang diambil menjadi tidak sempurna, dan dapat dibayangkan dampaknya mudah diperkirakan.
3. Terinfeksinya file-file penting oleh virus-virus akan sangat berpengaruh besar bagi proses pengambilan keputusan.

Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya semakin menggelobal. Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses, semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya. Akan tetapi sebaliknya, dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan  informasi.  Kita masih ingat korban virus yang terjadi pada pertenegahan Juli 2001 yang mengakibatkan korban  250.000 sistem di Amerika Serikat yang hanya dalam waktu 9 Jam.

4. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern

Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas, yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir, bertindak. Fayol (dalam Komarruddin, 1981) menekankan bahwa penggunaan kata "prinsip" bukan hukumhukum abadi, tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya. Kooritz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel, tidak mutlak, dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu. Keeling, et. All (1978) dalam bukunya Administrative OfficeManagement, dengan mengacu pada William H. Leffingwell, mengatakan bahwa Lellingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor, adalah seorang penggagas pertama dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. Bukunya Scientific Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern dalam manajemen kantor. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. Prinsip-prinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan.

Prinsip 1

Dapat dengan mudah manajer kantor harus merencanakan pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana, kapan dan di mana harus dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan.

Prinsip 2

Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk, manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upaya-upaya semua pegawai, mesin-mesin, dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan.

Prinsip 3 dan 4

Lebih jauh, prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik penyimpanan arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif.

Prinsip 5

Mungkin yang paling penting, manajer kantor menseleksi, melatih, memotivasi, mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhadap organisasi pada tingkat yang optimal. Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti tertera dalam gambar di bawah ini.

Perencanaan Untuk merencanakan secara benar, Anda harus tahu :	1. Pekerjaan apa yang harus dikerjakan; 2. Bagaimana pekerjaan dikerjakan; 3. Kapan pekerjaan dikerjakan; 4. Dimana pekerjaan dikerjakan; 5. Seberapa cepat pekerjaan dikerjakan.
Jadwal Pekerjaan harus dijadwal. Suatu jadwal menjadi efektif, harus di : ________________	1. Tentukan; 2. Selaraskan dengan jadwaljadwal lain; 3. Laksanakan, walaupun sulit; 4. Mungkinkah diselesaikan; 5. Pelihara secara baku.
Pelaksanaan Pekerjaan harus dilaksanakan ______________________	1. Secara terampil; 2. Secara teliti; 3. Secara cepat; 4. Tanpa upaya yang tidak perlu; 5. Tanpa ada keterlambatan yang tidak perlu.
Ukuran Pekerjaan yang dilaksanakan harus diukur _____________	1. Sesuai dengan potensi Anda; 2. Berdasarkan pada catatancatatan yang lalu,     oleh organisasi lain; 3. Berdasarkan kuantitas; 4. Berdasarkan kualitas.
Imbalan Jika Pekerjaan Anda diselesaikan secara efektif. Anda seharusnya diberi imbalan _______________________	1. Kondisi kerja yang baik; 2. Kesehatan; 3. Kebahagiaan; 4. Pengembangan diri; 5. Uang.

Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut:

1. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketatausahaan saja;
2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan;
3. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis;
4. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor;
5. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya;
6. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. Hal ini termasuk menghidangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor;
7. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, prgram Diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah;
8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan;
9. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai.

BAB III

PENUTUP

1. Kesimpulan

perkataan kantor adalah lebih diartikan  sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan:Tata penyelenggaraan;Pelaksanaan secara efesien;Pengendalian, pengawasan dan pengarahanPerencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.

2. Saran

Kami memberikan sarah kepada pembaca dari pihak manapun agar dapat memberikan kontribusi yang baik dalam makalah kami ini dan dapat diikuti atau diamalkan dalan kesehariannya. Amin……..!

refferensi :

1. kamus besar bahasa indonesia (2002).

2. (Harian Kompas Kamis 20 September 2001. halaman: 2)

3. Diktat Konsep  managemen dan admistrasi perkantoran