Manajemen Administrasi Perkantoran

Manajemen Administrasi Perkantoran

Tujuan
Menghasilkan tenaga ahli madya profesional dalam administrasi perkantoran dan kesekretarisan yang menjunjung etika dan moral dalam menjalankan profesi sesuai dengan keahlian dan profesinya.

Kompetensi Umum
Memiliki kemampuan teknis tinggi (skilled) yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan tugas-tugas di bidang administrasi perkantoran dan kesekretarisan.

Kompetensi Khusus

1. Mampu menjalankan kegiatan teknis operasional di bidang administrasi perkantoran dalam membantu tugas-tugas pimpinan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen.
2. Mampu berkomunikasi dalam bahasa Inggris secara lisan maupun tulisan.
3. Mampu mengoperasikan berbagai fasilitas perkantoran (telepon, mesin facsimile, mesin ketik manual maupun elektrik, komputer dan peralatan presentasi, mesin hitung, dsb).
4. Mampu menyelenggarakan rapat/pertemuan bisnis baik internal maupun eksternal organisasi dengan tata cara penyelenggaraan yang berlaku.
5. Mampu mengoperasikan berbagai aplikasi komputer untuk perkantoran (Windows, MS Word XP, Excel XP, Internet, dan MS Power Point, MS Accses, MS Office XP, MS Outlook) yang digunakan untuk penyajian berbagai bentuk surat, pembuatan dokumen, laporan dan presentasi.
6. Mampu menyusun berbagai jenis laporan perkantoran dan mempresentasikannya baik dalam bahasa Indonesia maupun Inggris yang diperlukan bagi pucuk pimpinan.
7. Mampu membuat berbagai jenis surat bisnis baik dalam bahasa Indonesia maupun Inggris.
8. Mampu menyelenggarakan filing berdasarkan sistem filing yang berlaku (sistem abjad, subjek, nomor, geografis, kronologis).
9. Mampu menulis dan membaca stenografi  untuk penulisan surat atau rapat/pertemuan sebagai sarana yang melengkapi alat bantu rekam.
10. Mampu menciptakan sistem perkantoran yang dibutuhkan untuk menunjang/ membantu kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi.
11. Mampu melaksanakan tugas-tugas pelayanan informasi yang selalu berfokus pada pelayanan prima (service excellent) untuk kepuasan pelanggan.
12. Mampu melaksanakan tugas sebagai sekretaris eksekutif yang professional, memiliki moral yang tinggi dan selalu menjaga etika profesi.

Tujuan, Fungsi, Tugas, Aspek dan Bidang Kerja Manajemen Administrasi Perkantoran

Manajemen administrasi perkantoran adl bagian dari manajemen yg memberikan informasi layanan bidang administrasi yg diperlukan ukt melaksanakan kegiatan secara efektif & memberi dampak kelancaran pd bidang lainnya.

Kegiatan Manajemen Administrasi Perkantoran

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

• Penyediaan informasi yg dibutuhkan ukt kepentingan manajemen.
• Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah ukt diakses oleh yg membutuhkan.
• Pengadministrasian seluruh kegiatan
• Menginventarisasi peralatan kantor

Tujuan Manajemen Administrasi Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yg berjudul Office Management and Control, yaitu:

1. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yg cermat
3. Membuat catatan dgn biaya minimal
4. Memberikan semua keterangan yg lengkap & diperlukan siapa saja, kapan & di mana hal itu diperlukan ukt pelaksanaan perusahaan secara efisien
5. Memberikan catatan & laporan yg cukup dgn biaya serendah-rendahnya.

Aspek (fungsi) Manajemen Administrasi Perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yg meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

1. Pengendalian & pengawasan
2. Pengarahan & pengawasan
3. Pengarahan
4. Manajemen
5. Pengawasan
6. Perencanaan, pengendalian & pengorganisasian
7. Manajemen & pengarahan
8. Tata laksana/penyelenggaraan
9. Pelaksana secara efisien

Faktor-faktor Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Edwin Robinson

1. Persayaratan
2. Metode
3. pegawai
4. Material perlengkapan

Fungsi-fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran yg terkait menurut H.Mac Donald (office management)

1. Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
2. Biaya perkantoran (office costs)
3. Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
4. Kepegawaian perkantoran (office personel)
5. Metode perkantoran (office methods)
6. Perlengkapan perkantoran (office equipment)

Cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey

1. peralatan & mesin (appliance and machine)
2. perbekalan & alat tulis (supplies and stationery)
3. metode (methods)
4. tata warkat (records)
5. kontrol pejabat pimpinan (executive controls)
6. ruang perkantoran (office space)
7. komunikasi (communications)
8. kepegawaian kantor (office personnel)
9. perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)

Manajemen Administrasi Perkantoran menurut George R. Terry

Manajemen perkantoran adl perencanaan, pengendalian & pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yg melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yg telah ditentukan.

Manajemen Administrasi Perkantoran menurut William Leffingwell & Edwin Robinson

Manajemen Perkantoran dpt didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, & pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yg melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yg telah ditentukan lbh dahulu.

Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Millis Geoffrey

Manajemen kantor adl seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yg sesuai dgn lingkungannya demi mencapai tujuan yg ditetapkan

Dengan demikian, manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur & menyusun), mengarahkan (memberikan arah & petunjuk), mengawasi & mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yg terkena oleh rangkaian kegiatan itu pd umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work).

Manajemen Administrasi Perkantoran meliputi pekerjaan perkantoran diantaranya:

1. menggandakan (duplicating)
2. mengirim surat (mailing)
3. mengetik (typing)
4. menghitung (calculating)
5. menyimpan warkat/arsip (filing)
6. menelepon (telephoning)
7. memeriksa (checking)
8. dan kegiatan lain.