sistem perkantoran (1)

Seputar Pengertian Sistem Perkantoran 

J.C Denyer mendefinisikan sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaan/organisasi dan berkenaan dengan operasi operasi itu dilaksanakan (metode) maupun bilamana dan dimana dilaksanakannya.

Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan (baku), tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang pekerjaan atau fungsi pokok dalam suatu organisasi/perusahaan.

Setiap sistem perkantoran mencakup sejumlah prosedur perkantoran (office procedures) dan sesuatu prosedur biasanya meliputi sejumlah metode perkantoran (office methods). G.Terry mendefiniskan prosedur perkantoran sebagai rangkaian langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilakksanakan oleh lebih dari satu orang yang membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi tetap dalam menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang penting dan menyeluruh. Prosedur diperoleh dengan pra perencanaan berbagai langkah yang dianggap perlu untuk menyelesaikan pekerjaan.

Menurut J.C Denyer ada sebelas prinsip umum sistem perkantoran berikut ini :

1. Sistem perkantoran harus mempunyai suatu arus kerja yang lancer tanpa terjadi hambatan
2. Sistem perkantoran tidak boleh terjadi adanya kekembaran kerja dan warkat
3. Sistem perkantoran harus apat menjaga agar menjadi minimum arus perjalanan yang mondar-mandir
4. Sistem perkantoran harus dapat menghindari tulis menulis yang tidak perlu
5. Sistem perkantoran harus apat memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan pekerjaan
6. Sistem perkantoran haraus dapat menjaga sehingga jumlah pekerjaan engan perbekalan kertas adalah minimum.
7. Sistem perkantoran harus menerapkan pinsip manajemen berdasarkan pengecualian (principle management by exception)
8. Untuk terciptanya prosedur rutin yang tetap, pengecualian aturan perlu diusahakan sesedikit mungkin
9. Sistem perkantoran harus dapat menghindari pengecekan yang tidak perlu
10. Sistem perkantoran harus dapat memanfaatkan sebaik-baiknya sarana (mesin dll) secara optimal tidak berlebihan.
11. Sistem perkantoran harus ber-asaskan kesederhanaan, jangan rumit, sederhana dalam arti kata mudah dimengerti dan dijalankan.

Kemudahan Yang Didapat Dalam Sistem perkantoran

1. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya
2. Pencegahan penulisan, gerakan atau kegiatan tidak perlu.
3. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya dan mencegah adanya rintangan-rintangan.
4. Mencegah duplikasi pekerjaan, terutama formulir-formulir.
5. Hendaknya tidak ada pengecualian yang sekecil-kecilnya terhadap peraturan
6. Cegah pemeriksaan yang tidak perlu
7. Sistem hendaknya fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah.
8. Pembagian tugas yang tepat
9. Sistem perkantoran hendaknya memberikan pengawasan yang terus menerus terhadap pekerjaan yang dilakukan.
10. Pengunaan mesin-mesin kantor yang sebaik-baiknya.
11. Gunakan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya
12. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan tujuan.
13. Pekerjaan tata usaha harus diselengarakan sampai yang sekecil-kecilnya.
14. Pergunakan sebaik-baiknya prinsip pengecualian.

Pentingnya Sistem Perkantoran

1. Mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lancer.
2. Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan.
3. Mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan.
4. Menimbulkan koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berlainan.
5. Membantu dalam latihan pegawai baru.
6. Dihubungkan dengan formulir perkantoran, alat pekerjaan tata usaha yang penting.

7.      Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis.

8.      Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan dengan cara yang sehemat-hematnya ( seefisien mungkin).

9.      Fungsi-fungsi kantor yang bersifat kepemerintahan yaitu :

1. Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain.
2. Untuk mencatat keterangan
3. Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan.
4. Untuk memberi keterangan
5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor.

10.  Fungsi-fungsi kantor yang bersifat perusahaan

1. Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain.
2. Untuk mencatat keterangan
3. Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan.
4. Untuk memberi keterangan
5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor
6. Melengkapi tujuan pokok perusahaan mis : penyusunan upah, metode pelaksanaan, produktivitas.
7. bentuk pengawasan faktor-faktor produksi.

SEGI-SEGI MANAJEMEN PERKANTORAN

* Segi Tujuannya

Dalam pembentukan sebuah kantor sangat penting menilai dan menentukan tujuan kantor.

* Segi Pengorganisasian

Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas tenaga kerja tersebut. Mis : karyawan pegawai ® staf ® manajer

* Segi Kepegawaian

Yang berhubungan dengan perusahaan tenaga kerja, penempatan, latihan, kenaikan pangkat,dan pemberhentian tenaga kerja.

* Segi Metode / prosedur

Suatu sistem urutan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan bagaimana, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan.

* Segi Mesin-Mesin dan Perlengkapan

Mesin-mesin dan semua benda-benda atau barang mati yang dipergunakan dalam kantor-kantor untuk membantu atau mempermudahpelaksanaan pekerjaan.

* Segi Lingkungan

Lingkungan gedung kantor dan kondisi-kondisi fisik dalam gedung.

Tugas seorang manajer kantor adalah mengawasi kantor untuk mencapai tujuannya dan memberikan pengarahan-pengarahan kepada para bawahannya.

TUGAS-TUGAS POKOK MANAJER

1. Memberi instruksi untuk melaksanakan pekerjaan.

2. mengawasi pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasnya
3. Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasnya.
4. mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan.

TUGAS MANAJER KANTOR DALAM HUBUNGANNYA DENGAN BAWAHAN

1. Mendamaikan perselisihan-perselisihan bawahan / perorangan .
2. Memelihara disiplin, memberi ujian atau memberi celaan jika perlu.
3. memelihara hubungan antar manusia yang baik dengan bawahan.
4. Jika perlu memberi hutang.

TUGAS MANAJER KANTOR DALAM HUBUNGANNYA DENGAN ATASAN

1. Menerima tanggung jawab atas pekerjaan kantor dengan para atasan
2. Bekerja sama dengan pengawas-pengawas lainnya
3. Mengijinkan dan menolak permintaan para pegawai.
4. Melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan terhadap lingkunagn kantor.

LINGKUNGAN KANTOR

Lingkungan kantor terdiri dari gedung kantornya, perkakas atau perabot, tata ruang kantor, dan kondisi-kondisi fisik dari kantor tersebut dimana pegawai-pegawai melaksanakan pekerjaan.

Kondisi-kondisi fisik disini maksudnya adalah kondisi diluar gedung mis : puskesmas, kantin dan lain sebagainya.

SYARAT-SYARAT PENDIRIAN KANTOR

1. Letak : Dekat dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas bank, kantor pos, pasar, rumah makan dan konsumen.
2. Kepatutan : Ukuran luas atau besarnya gedung kantor dan lahanya kalau bisa luas.
3. Pertimbangan-pertimbangan tentang biaya : Biaya pemeliharaan, biaya penggantian-penggantian dari gedung lama.
4. Faktor-faktor fisik : Eskalator, lif, alat pemanas, dan penerangan.

KEUNTUNGAN-KEUNTUNGAN PERUSAHAAN JIKA DIDIRIKAN SESUAI DENGAN SYARAT

1. Biaya biaya gedung yang lebih murah.
2. Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah.
3. Fasilitas-fasilitas pengangkutan yang lebih baik.
4. Ruang dapat diperluas.

KANTOR YANG BERSIFAT TERBUKA

Terbuka disini maksudnya suatu ruangan yang terbesar dimana beberapa seksi saling kerjasama sehingga bisa saling mengikat.

KEUNTUNGAN KANTOR BERSIFAT TERBUKA

1. Pengawasan yang bisa dipantau dalam satu ruang.
2. Penghematan dalam luas pantai
3. Penempatan dan pengguruan mesin-pmesin dan perlengkapan yang baik.
4. Penghematan dalam penerangan.

KERUGIAN KANTOR TERBUKA

1. Suasana yang ada tidak berhubungan dengan orang perorangan.
2. Suasana gaduh ( berisik)
3. Mendorong kondisi-konsdisi yang ramai
4. Bingung karena teman-teman atau tamu-tamu

PERABOT-PERABOT KANTOR

Di dalam membeli perabot-perabot kantor harus diperhitungkan faktor-faktor berikut :

1. Harus menghemat ruang lantai
2. harus fungsionir dengan pekerjaan yang dilakukan
3. Tidak begitu berat agar mudah dipindah-pindahkan
4. Perabot itu sebaiknya berupa logam-logam agar terhindar dari bahaya-bahaya kebakaran.

PROSEDUR-PROSEDUR PEKERJAAN PERKANTORAN

Prosedur perkantoran adalah sistem-sistem perkantoran atau urutan-urutan dari pada langkah-langkah pelaksanaan –pelaksanaan pekerjaan kantor di dalam mana pekerjaan itu dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya dimana dan siapa yang melakukannya.

Pentinganya sistem perkantoran karena :

1. Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar
2. memberikan pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan.
3. Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.
4. Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata usaha yang sangat penting

PRINSIP-PRINSIP PADA SISTEM PERKANTORAN

1. Sistem-sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga mempermudah pengawasan.
2. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
3. mencegah kekembaran pekerjaan terutama pada formulir-formulir.
4. Sistem-sistem hendaknya flekdsibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang berubah.
5. Pembagian tugas-tugas yang tepat.
6. Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang sebaik-baiknya.
7. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminim-minimnya.

BUKU PEDOMAN KANTOR SEBAGAI BUKU PEDOMAN PEKERJAAN

Buku pedoman kantor memuat antara lain :

1. Garis-garis besar organisasi yanitu tugas-tugas tiap-tiap jabatan.
2. Metode-metode yang berhubungan dengan pekerjaan.
3. Formulir-formulir yang digunakan dengan cara penggunaanya.
4. Instruksi-instruksi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.

KEUNTUNGAN BUKU PEDOMAN KANTOR

1. Buku pedoman kantor mempermudah pengawasan
2. Buku pedoman kantor membantu pembagian pekerjaan yang adil.
3. Buku pedoman kantor membantu dalam latihan pegawai-pegawai.

KERUGIAN-KERUGIAN PENGGUNAAN BUKU PEDOMAN KANTOR

1. Prosedur-prosedur tidak lebih baik dari prosdur-prosedur yang tertulis.
2. Isi pekerjaan pada jabatan-jabatan selalu berubah.
3. Menyiapkan buku pedoman memakan waktu yang lama dan sering tidak berlaku lagi.
4. Buku pedoman kantor dapat mematikan inisiatif pegawai-pegawai.

BAGAN-BAGAN PEKERJAAN

Tujuan bagan pekerjaan adalah untuk melukiskan suatu sistem atau aliran pekerjaan dalam suatu cara yang sederhana sehingga dapat dengan mudah dimengerti.

MACAM-MACAM BAGAN PEKERJAAN

1. Bagan analisa pekerjaan
2. Bagan aliran dan distribusi pekerjaan
3. Bagan diagram digerakkan
4. bagan operasi

TUJUAN DARI BAGAN-BAGAN

1. Bertujuan untuk membuat ikhtisar ikhtisar tentang pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan.
2. Memberikan urutan dan waktu-waktu yang dipergunakan untuk masing-masing pelaksanaan pekerjaan.
3. Untuk menunjukan bagaimana formulir –formulir perkantoran berpindah dari satu bagan ke bagan lain.
4. Untuk menunjukan penggunaan mesin dan orang yang menggunakan mesin-mesin tersebut.

PENGORGANISASIAN KANTOR

Organisasi adalah wadah sekelompok norang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.

Alasan-alasan pendirian organisasi kantor yaitu :

1. Organisasi mengandung delegasi dari pada tugas-tugasnya
2. Organisasi mempengaruhi koordinasi
3. Organisasi menentukan tanggung jawab dari jabatan-jabatan perorangan
4. Organisasi mempengaruhi motivasi dan semangat kerja para pegawai.

PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI KANTOR

1. Harus ada garis-garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian yang terbawah.
2. Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab
3. Pengawasan pusat dan desentralisasi yang maksimum
4. Menjamin adanya garis-garis komunikasi yang baik secara mendatar maupun vertikal.

Sentralisasi adalah titik berat pada pengawasan dari pusat yang dinyatakan dengan instruksi-instruksi secara terperinci dari kantor pusat mengenai pekerjaan-pekerjaan yang terpusat.

Desentralisasi adalah pekerjaan –pekerjaan yang dilakukan dalam unit-unit atau bagian-bagian . keduanya harus dikerjakan.

KEUNTUNGAN DARI SISTEM SENTRALISI

1. Pengawasan administrasi yang lebih baik.
2. Pengawasan dapat sesuai dengan standart
3. Fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja.
4. Beban-beban maksimum dapat dikendalikan dengan mudah.

KERUGIAN DARI SISTEM SENTRALISASI

1. Pengawasan yang terlalu ketat dapat mengakibatkan pegawai tidak mempunyai motivasi
2. Adanya birokrasi yang panjang.
3. Pengawasan yang terlalu jauh adalah tidak baik.

PEDOMAN-PEDOMAN TENTAN TUJUAN ORGANISASI

1. Perumusan tentang tujuan organisasi secara jelas. Tujuan harus diketahui secara pasti, harus dirum,uskan dengan jelas dan secara tertulis.

2. Pemeliharaan kesatuan tujuan organisasi . Setiap organisasi sebagai suatu kebulatan dan masing-masing satuan dalam lingkungan harus mengarah kepada tercapainya tujuan organisasi yang tunggal

3. Pengutamaan tujuan organisasi Tujuan organisasi harus diutamakan dari tujuan pribadi masing-masing anggota organisasi tersebut.

BAGAN ORGANISASI

Bagan organisasi adalah suatu upaya dengan tulisan atau lisan untuk menunjukan tingkatan organisasi.

Menurut Keith Davis ada 6 bentuk struktur organisasi yaitu :

1. Bentuk Vertikal
2. Bentuk horizontal
3. Bentuk circular
4. Bentuk semi Sircular
5. Bentuk Elliptical
6. Bentuk Invented Piramid ( Piramida terbalik)

TIPE-TIPE ORGANISASI

Pada saat ini Tipe atau Bentuk Organisasi terdapat 6 bentuk organisasi yang perlu diperhatikan.

Berikut ini adalah definisi Tipe atau Bentuk Organisasi menurut beberapa ahli adalah:

1. ORGANISASI LINI/GARIS (LINE ORGANIZATION)

Organisasi Lini/Garis diciptakan oleh Henry Fayol, Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil. Contohnya; Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun tetangga.

Memiliki Ciri-ciri Organisasi Lini adalah :

-          Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dan memilikiJumlah karyawan yang sedikit

-          Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi

-          Belum terdapat spesialisasi Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan

-          Struktur organisasi sederhana dan stabil Organisasi tipe garis ini biasanya diterapkan kepada organisasi kecil yang disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

Contoh bagan Organisasi Lini :

2. ORGANISASI LINI DAN STAF (LINE AND STAFF ORGANIZATION)

Organisasi Garis dan Staf diciptakan oleh Harrington Emerson. Organisasi Garis dan Staf Merupakan bentuk organisasi yang mengambil kelebihan-kelebihan dari organisasi garis seperti adanya pengawasan secara langsung, serta mengambil kelebihan-kelebihan dari organisasi staf seperti adanya spesialisasi kerja. Organisasi Garis dan Staf merupakan kombinasi dari organisasi lini dan azas komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff berperan untuk memberi masukan, bantuan pikiran, saran-saran, dan data informasi yang dibutuhkan.

Memiliki Ciri-ciri:

-          Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung

-          Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff

-          Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff

-          Jumlah karyawan banyak Organisasi besar, bersifat komplek Adanya spesialisasi

Contoh bagan organisasi garis dan staf :

 

3. ORGANISASI FUNGSIONAL (FUNCTIONAL ORGANIZATION)

Organisasi Fungsional diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun berdasarkan pada sifat dan macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan. masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-sungguh.

Memiliki Ciri-ciri:

-          Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan

-          Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan

-          Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis

-          Target-target jelas dan pasti Pengawasan ketat

-          Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi

Contoh Bagan Organisasi Bentuk Fungsional :

4. ORGANISASI LINI DAN FUNGSIONAL (LINE AND FUNCTIONAL ORGANIZATION)

Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit (Kepala Bagian) untuk mengambil keputusan dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.

Memiliki Ciri-ciri:

-          Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat bantuan.

-          Terdapat spesialisasi yang maksimal dan tidak menonjolkan perbedaan tingkatan dalam pembagian kerja

Contoh bagan organisasi Lini dan Fungsional :

5. ORGANISASI LINI, FUNGSIONAL DAN STAF (LINE, FUNCTIONAL AND STAFF ORGANIZATION)

Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut atau merupakan gabungan dari organisasi yang berbentuk lini fungsional dan staf..

Memiliki Ciri-ciri:

-          Organisasi besar dan kadang sangat ruwet

-          Jumlah karyawan banyak.

-          Mempunyai

-          unsur karyawan pokok: Karyawan dengan tugas pokok (line personal), Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal), Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group)

6. ORGANISASI KOMITE (COMMITE ORGANIZATION)

Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksanakan secara kolektif.

Organisasi komite terdiri dari :

1. Executive Committee ( Pimpinan Komite), yaitu para anggotanya mempunyai wewenang lini

2. Staff Committee, yaitu orang – orang yang hanya mempunyai wewenang staf

Memiliki ciri-ciri :

-          Adanya dewan dimana anggota bertindak secara kolektif

-          Adanya hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-masing anggota dewan.

-          Asas musyawarah sangat ditonjolkan

-          Organisasinya besar & Struktur tidak sederhana

-          Biasanya bergerak dibidang perbankan, asuransi, niaga.

Adapun hal-hal penting yang perlu dipenuhi dalam membentuk suatu organisasi agar suatu organisasi dapat berjalan dengan efektif.

-          Waktu. Untuk dapat berpatisipasi diperlukan waktu. Waktu yang dimaksudkan disini adalah untuk memahamami pesan yang disampaikan oleh pemimpin. Pesan tersebut mengandung informasi mengenai apa dan bagaimana serta mengapa diperlukan peran serta.

-          Bilamana dalam kegiatan partisipasi ini diperlukan dana perangsang, hendaknya dibatasi seperlunya agar tidak menimbulkan kesan “memanjakan”, yang akan menimbulkan efek negatif. · Subyek partisipasi hendaknya relevan atau berkaitan dengan organisasi dimana individu yang bersangkutan itu tergabung atau sesuatau yang menjadi perhatiannnya.

-          Partisipasi harus memiliki kemampuan untuk berpartisipasi, dalam arti kata yang bersangkutan memiliki luas lingkup pemikiran dan pengalaman yang sama dengan komunikator, dan kalupun belum ada, maka unsur-unsur itu ditumbuhkan oleh komunikator.

-          Komunikator harus memiliki kemampuan untuk melakukan komunikasi timbal balik, misalnya menggunakan bahasa yang sama atau yang sama-sama dipahami, sehingga tercipta pertukaran pikiran yang efektif atau berhasil.

-          Para pihak yang bersangkutan bebas di dlam melaksanakan peran serta tersebut sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan.

-          Bila partisipasi diadakan untuk menentukan suatu kegiatan hendaknya didasarkan kepada kebebasan dalam kelompok, artinya tidak dilakukan pemaksaan atau penekanan yang dapat menimbulkan ketegangan atau gangguan dalam pikiran atau jiwa pihak-pihak yang bersangkutan. Hal ini didasarkan kepada prisnsip bahwa partisipasi adalah bersifat persuasif.