Penataan kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari sebuah ruang untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang sehemat-hematnya.
Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :
- Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200).
- Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alt perlengkapan pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).
- Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
- Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
- Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
- Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).
B. Tujuan Tata Ruang Kantor
Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur pekerjaan yang efektif dan efesien, maka tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut.
- The Liang Gie
- Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
- Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar
- Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara
- Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
- Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan
- Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut
- Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan
2. Geofrey Mills dan Standingford
Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah :
· Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi
· Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar
· Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
· Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja
· Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara
· Komunikasi dan arus kerja diperlancar
· Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri
· Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan
· Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon
· Memberikan keamanan
Dengan memperhatikan gedung yang ada, tujuan tata ruang kantor adalah :
- Menggunakan ruangan yang ada guna dimanfaatkan untuk faedah ekonomis yang besar. Setiap meter persegi, sudut, atau tengah ruangan seluruhnya bermanfaat.
- Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang sedang bekerja.
- Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
- Memberikan kepuasan dan kenyamanan kerja.
Dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor :
- Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan
- Menambah semangat kerja pegawai
- Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor
- Mempermudah pengawasan
C. Manfaat Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :
1. mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.
2. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
3. Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan.
4. Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
5. Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
6. Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.
Pengadaan Fasilitas Kantor
Pengertian Pengadaan FasilitasPengadaan adalah kegiatan menyediakan semua keperluan barang/ benda/ jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Pengadaan fasilitas meliputi: tanah, bangunan, perabot, alat kantor/ buku dan kendaraan.
1. Pengadaan Tanah
Cara pengadaan: membeli, menerima hibah, menerima hak pakai, dan menukar.
a. pengadaan tanah dengan cara membeli:
1. Menyusun Panitia
2. Menetapkan tugas panitia: menetapkan syarat – syarat tanah yang akan dibeli (lokasi tanah), meneliti surat – surat tanah yang akan dibeli, mendapatkan penawaran harga, memperhatikan perencanaan tata kota, mendapatkan bukti pembebasan tanah, menyaksikan pembayaran.
3. Memperhatikan syarat – syarat tanah yang akan dibeli misal bebas banjir, fasilitas listrik, air, transport, kondisi lingkungan dan perkembangan.
4. Penyelesaian pembelian tanah
- Membentuk panitia pembebasan tanah (agraria, Pem- Da, PU, Camat, kades)
- Penanda tanganan akte jual beli tanah di depan notaris PPAT atau Camat setempat.
- Pembayaran dilakukan melalui KPN setempat.
- Menyelesaikan sertifikat.
b. Pengadaan tanah dengan cara menerima hibah
Hibah dapat berasal dari pemerintah dan swasta/ seseorang.
- Panitia penerima hibah tanah, anggotanya terdiri dari agraria, pemda, dinas PU, dan dari Depdiknas.
- Panitia mengadakan penelitian kemungkinan kelayakan atas penerimaan hibah.
- Serah terima dilakukan dengan akte serah terima hibah yang dibuat Notaris PPAT.
- Kepala satuan kerja menyelesaikan sertifikat tanah pada Dinas Agraria setempat.
a. Pengadaan tanah dengan cara menerima hak pakai
Dari pemerintah pusat atau pemerintah daerah disertai dengan surat keputusan dari pemerintah yang bersangkutan dengan satuan berita acara serah terima.
b. Dengan cara penukaran tanah
Karena tanah / bangunan dipandang tidak memnuhi fungsinya lagi maka dapat diusulkan untuk ditukar dengan tanah dilokasi lain. Pengusulan pada Mentri Diknas yang dilampiri alasan, taksiran harga tanah lama dan baru. Mentri keuangan kemudian menyetujui, apabila harga disepakati kemudian membuat akte tanah.
2. Pengadaan Bangunan
Cara pengadaan: membangun baru, membeli, menyewa, menerima hibah
a. Membangun Baru
1) Pengertian membangun baru adalah mendirikan bangunan baru dapat berarti memperbaharui (rehabilitasi/ renovasi), memperluas dan mengubah dengan cara membongkar seluruh bangunan gedung atau sebagian gedung.
2) Lingkup kegiatan membangun baru terdiri dari kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan lapangan.
a) Kegiatan Perencanaan meliputi kegiatan (1) Persiapan perencanaan: penyusunan jadwal kerja, pembentukan organisasi, pengendalian dan pengawasan pembangunan, mengadakan pembebasan tanah sesuai dengan fungsi bangunan dan perencanaan tata kota/ daerah, menyiapkan data pengukuran tanah secara rinci dan teliti. (2) Desain skematik meliputi: rencana situasi secara keseluruhan, rencana denah, potongan dan tampak, perspektif interior dan eksterior, penjelasan dasar perencanaan; (3) rencana akhir merupakan hasil pengembangan perencanaan dari desain skematik dengan luas dan perkiraan biaya yang telah disesuaikan dengan dana yang tersedia.
b) Pelaksanaan
Pelaku dalam pelaksanaan pengadaan banguan baru adalah kontraktor dan pengawas/ direksi lapangan. Kontraktor akan menyelenggarakan pelaksanaan pekerjaan fisik. Pengawas/ direksi lapangan mengadakan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan tersebut.
c) Pengawasan lapangan
Menyelenggarakan kegiatan pengawasan di lapanagn yang menyangkut pengendalian kualitas dan kuantitas serta ketepatan waktu penyelesaian.
b. Membeli bangunan
- Pada prinsipnya membeli banguan yang sudah jadi termasuk tanahnya tidak diperbolehkan tetapi dalam hal – hal yang luar biasa dapat diusulkan kepeda Menteri keuangan dan Bappenas dengan disertai alasan yang kuat.
- Setelah ada persetujuan dan dananya tersdia, penawaran harga dari pemilik perlu diajukan kepada panitia pembebasan tanah setempat.
- Apabila harga penawaran dan harga taksiran panitia sudah disepakati, maka akte jual beli langsung diselesaikan di depan notaris/ PPAT dan balik nama sertifikat tanah.
- Apabila diperlukan, misal untuk gedung sekolah, kantor. Suatu instansi diperkenankan menyewa bangunan atas persetujuan pejabat yang berwenang menurut peraturan.
- Anggaran untuk membayar sewa bangunan sudah tersedia.
- Untuk dapat melaksanakan penyewaan bangunan berlaku ketentuan – ketentuan pengadaan dengan cara penunjukan langsung.
- Setelah ditetapkan sewanya, dibuat surat penjanjian antara pihak penyewa dengan pihak yang menyewakan.
- Departemen Pendidikan Nasional dapat meneriima hibah bangunan berikut tanahnya dari pihak lain (pemerintah daerah/ swasta).
- Serah terima dilakukan dengan Notaris PPAT setempat dan dilaporkan kepada Menteri Pendidikan Nasional.
3. Pengadaan Perabot
a. Menurut buku pedoman umum pengelolaan perlengkapan yang dimaksud dengan perabot adalah barang yang berfungsi sebagai tempat duduk, tempat menulis, tempat istirahat, tempat penyimpanan alat/ atau bahan.
b. Cara pengadaan dengan membeli, membuat sendiri menerima bantuan dan menyewa.
c. Proses pengadaan
- Membeli. Perabot – perabot yang akan dibeli harus memenuhi syarat – syarat yang sudah ditentukan, misal ukurannya anatomi, teknik konstruksi, dan harga standar.
- Membuat sendiri. Perabot sekoalah yang dibuat sendiri dimungkinkan hanya dalam rangka praktek serta disesuaikan dengan dana dan kemampuan yang tersedia.
- Menerima bantuan/ hibah. Perabot yang dihibahkan dapat berasal dari seseorang/ donatur. Penyerahan bantuan harus bersifat sukarela, tidak mengikat dan dilaksanakan dengan perjanjian.
4. Pengadaan Alat Kantor
Pengertian
Yang dimaksud dengan alat kantor adalah alat – alat yang biasanya digunakan di kantor seperti mesin tulis, mesin hitung, mesin stensil, alat – alat lain yang menunjang kegiatan perkantoran.
Cara pengadaan
Pengadaan alat kantor dapat dilakukan dengan membeli secara serentak atau membeli sendiri dan menerima batuan/ hadiah/ hibah.
1. Membeli alat kantor dapat dilakukan tanpa lelang atau dengan lelang.
2. Mengikuti tatacara atau peraturan – peraturan yang berlaku.
3. Untuk alat – alat laboratorium IPA perlu melalui penawaran dengan prototipenya.
