sistem perkantoran (part 2&3)

Cara Menyelenggarakan Pertemuan Formal

Sejalan dengan tumbuhnya usaha kecil Anda, maka semakin besar pula ukuran pertemuan perusahaan Anda. Pertemuan tidak resmi bisa efektif, namun bilamana waktu ketat dan kompleksnya proyek yang ada maka tatatertib lebih dibutuhkan Kerjasama dengan para pelanggan perusahaan mungkin juga mengharuskan Anda memimpin sebuah pertemuan resmi.

Langkah Pertama: Tetapkan Tujuan

Tujuan yang jelas akan mendorong orang untuk menghadiri di pertemuan karena mereka akan mengerti apa maksud dari pertemuan. Tujuan yang jelas juga akan menetapkan landasan bagi sebuah pertemuan yang terarah.

Pertemuan biasanya mempunyai salah satu dari dua tujuan – menginformasikan atau memutuskan. “Diskusi” bukanlah tujuan sebuah pertemuan. Misalnya, “untuk menetapkan penentuan posisi pasar bagi pemasangan iklan dagang Series 2000” adalah suatu tujuan yang efektif. Tujuan seperti ini terarah dan dengan jelas mengumumkan maksud dari pertemuan. “Untuk membahas pemasaran Series 2000” terdengar tanpa tujuan dan dapat mengundang pembicaraan berlarut-larut daripada tindakan.

Langkah Kedua: Kumpulkan Daftar Peserta

Buatlah daftar siapa saja yang perlu menghadiri di pertemuan. Pikirkan dengan teliti apakah seseorang perlu atau tidak perlu berada diruangan sepanjang pertemuan (barangkali mereka bisa bergabung dengan Anda lewat telekonperensi, atau hanya untuk satu topik tertentu). Ingatlah, jika Anda membuang-buang waktu seseorang, maka kemungkinannya lebih kecil bahwa ia akan hadir dan mengambil bagian dalam pertemuan berikut yang Anda selenggarakan.

Bersikaplah pasti pada saat Anda mengundang seseorang ke pertemuan. Anda perlu memperhatikan jadwal orang lain, namun Anda akan lebih mudah menjadwal pertemuan kalau Anda mengatakan “Harap sediakan waktu untuk hadir dan apabila Anda berhalangan silahkan hubungi saya”. Selalu beritahu orang mengenai tujuan pertemuan, kapan akan dimulai dan kapan akan berakhir. Juga, tekankan bahwa pertemuan tersebut akan dimulai tepat waktu.

Langkah Ketiga: Buatlah Agenda

Agenda merupakan daftar pokok-pokok acara untuk dikaji ulang agar bisa memenuhi tujuan Anda. Agenda bisa berupa sesuatu yang Anda gunakan untuk diri sendiri atau dibagikan pada saat pertemuan. Sisi positif dari membagikan sebuah agenda adalah bahwa ia menyediakan petunjuk untuk diikuti orang. Sisi negatifnya adalah bahwa ia bisa mengalihkan perhatian para peserta; dan menggoda mereka untuk lompat ke persoalan yang belum waktunya dibahas. Misalnya, kalau butir kelima kebawah adalah keahlian teknik, maka para insinyur dalam ruangan mungkin ingin segera membahas persoalan tersebut. Apabila Anda ingin menyelesaikan persoalan lain terlebih dahulu sebaiknya Anda menyimpan agenda tersebut untuk diri sendiri. Apabila Anda menyelenggarakan pertemuan mengenai kondisi terakhir maka Anda bisa menggunakan jadwal waktu proyek sebagai agenda Anda.

Apabila Anda memutuskan untuk membagikan agenda, pastikan untuk mencantumkan tujuan dan tanggal pada bagian atas halaman. Semua hal harus ditandai sebagai butir-butir pembahasan. Setiap orang dalam pertemuan tersebut harus menerima agenda, jadi pastikan bahwa Anda mempunyai salinan agenda lebih dari cukup.

Langkah Keempat: Jagalah Kontrol

Segera sesudah pertemuan dimulai, maka tanggung jawab Anda adalah untuk memberikannya berlangsung dan terarah. Berikut ini adalah beberapa petunjuk untuk menyelesaikannya:

• Mulailah tepat waktu, bahkan jika orang-orang terlambat datang. Apabila Anda menunggu hingga orang terakhir tiba, Anda berarti melatih orang agar terlambat.
• Uraikan dengan singkat maksud dari pertemuan.
• Apabila Anda telah menyebarluaskan agenda, maka pastikan setiap orang mengikutinya sehingga Anda dapat menyelesaikan tujuan Anda.
• Apabila pembahasan berlarut-larut pada suatu topik dan keputusan tidak bisa diambil, maka tugas Anda untuk menyelak dan berkata seperti, “Demi jadwal waktu proyek maka kita perlu mengambil sebuah keputusan”.
• Apabila suatu masalah nampaknya tidak bisa dipecahkan, maka tentukan apa yang diperlukan untuk memecahkannya di masa mendatang dan tambahkan pada jadwal waktu proyek.
• Pengendalian masa: Anda harus tegas apabila kelompok mulai keluar dari jalurnya dan usulkan agar persoalan tersebut dibahas pada waktu yang lain.
• Jadwalkan pertemuan pada akhir pertemuan sekarang.
• Apabila Anda yang mengadakan untuk pertemuan, maka Anda bertanggung jawab membuat catatan atau menunjuk seseorang untuk membuat catatan.

Langkah Kelima: Tindak Lanjut

Segera sesudah pertemuan berakhir, maka Anda masih harus mengerjakan sesuatu.

Kumpulkan dan sebarluaskan memo internal yang meringkas hasil pembahasan, apa saja yang telah diselesaikan, dan tindakan apa saja yang perlu diambil untuk sejumlah persoalan yang memerlukan penjelasan lebih lanjut. Ini harus bersumber langsung dari catatan pertemuan. Jangan membuat memo terlalu panjang – gunakan saja butir-butir permasalahan.

Pastikan Anda mengucapkan terima kasih kepada seluruh peserta atas kehadiran dan partisipasinya. Mereka akan senang mengetahui bahwa waktu mereka dihargai.

Perbarui jadwal waktu proyek Anda untuk mencakup kemajuan yang dilaporkan pada pertemuan tersebut. Di dalam pembaruan, pastikan untuk mencakup tanggal pertemuan berikutnya, serta hal-hal apa saja yang perlu diselesaikan sebelum pertemuan tersebut.

Sebarluaskan jadwal waktu yang sudah direvisi.

Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan

5

2

Rate This

Kearsipanadalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.

Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

1)     Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

2)     Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

3)     Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

4)     Dapat dijadikan bahan dokumentasi

5)     Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

6)     Sebagai alat pengingat

7)     Sebagai alat penyimpanan warkat

8)     Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan

9)     Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi

10)  Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

• Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.

Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

à Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.

à Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

• Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad

• Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder

• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

•  Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

 Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.