sistem perkantoran (part 4)

sekretaris

Definisi Sekretaris
“Secretary is an employee in an office who deals with coresspondence, keep record, maka arrangements and appointments for particular member of the staff.”-A.S. Hornby ( Oxford Advanced Dictionary)
 Sekretaris berasal dari bahasa Inggris secret dan secretum dari bahasa Latin yang artinya rahasia. Berasal pula dari kata secretaries /secretarium yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.
Beberapa defenisi sekretaris lainnya,
1. ”Secretary is an person employed to keep record, take care coresspondence and other writing task, etc, for organization or individual”. Webster New Dicitonary of American Language College.
2. “Person employed by another to assit him in coresspondence, literary work getting information and other confidential matters”. H.W.Flower & F.G. Flower
3. “Secretary is a personal office assitance to designed supervisor who has close and direct working relationship with supervisor. Ruth J.Anderson
 Dari beberapa definisi jelaslah bahwa sekretaris bukan sekadar pembantu atasan semata, tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi. Mulai dari mengurus appointement, soal administrasi, mengatur rapat sampai urusan korespondensi. Dan tugas-tugasnya ini akan bisa lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris.
Fungsi sekretaris
“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).

Secara general peranan sekretaris menyangkut :
1. Terhadap atasan :

·         Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

·         Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.

·         Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

·         Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.

·         Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.

·         Mediator pimpinan dengan bawahan.

 2. Terhadap bawahan/karyawan :

·         Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.

·         Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.

·         Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

·         Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

TUGAS SEKRETARIS
Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :
1. Menurut wewenangnya.

• Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.

• Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.

• Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2. Menurut jenis tugasnya.

·         Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.

·         Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.

·         Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.

• Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Syarat-sayarat profesional
Selama ini, orang cenderung mendeskripsikan seorang sekretaris sebagai sosok wanita berpenampilan cantik dan menarik. Anggapan ini jelas salah besar. Karena seorang sekretaris tidak melulu ahrus selorang wanita. Dan kalaupun ia wanita, tidak selalu harus cantik dan menarik.
Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.

1. Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.
2. General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
3. Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
4. Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
5. Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll

Jaga Etika Demi Kredibilitas

Fungsi, Tugas dan Batasan Wewenang Seorang Sekretaris FUNGSI :
Membantu Direksi sebagai pejabat penghubung (Liaison Officer) dalam komunikasi dengan Stake Holder sebagai upaya meningkatkan loyalitas para Stake Holder, penyusunan laporan manajemen serta kegiatan yang berhubungan dengan kesekertariatan, penanganan hukum, pengelolaan kehumasan (Relation Officer), Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen Informasi Perusahaan.

TUGAS POKOK :
1. Memberikan masukan dari aspek hukum kepada Direksi, berkaitan dengan operasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan.
2. Mengkoordinasikan pengurusan izin-izin usaha perusahaan.
3. Menyelenggarakan data base dan penyimpanan dokumen asli perusahaan.
4. Membangun jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan berbagai pihak stake holder.
5. Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda Direksi.
6. Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan dan atau pemerintah kepada pihak internal dan eksternal.
7. Mengelola dan mengembangkan sistem informasi perusahaan.
8. Memelihara dan mengembangkan sistem manajemen mutu perusahaan.
9. Menyiapkan laporan perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.
10. Mengkoordinasikan bahan-bahan laporan untuk Rapat Komisaris dan Rapat Umum  pemegang Saham (RUPS).11. Merumuskan Sasaran Mutu Unit Kerja dan Prosedur Mutu Unit Kerja yang merupakan penjabaran dari Kebijakan Mutu, dan Sasaran Mutu
Perusahaan yang telah ditetapkan.
12. Melaksanakan kegiatan kesekretariatan perusahaan.
13. Menyiapkan laporan kegiatan Sekretaris Perusahaan secara benar dan tepat waktu.

BATASAN TANGGUNG JAWAB :
1. Tersedianya kajian dari aspek hukum kepada Direksi yang berkaitan dengan perasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan.
2. Terselesaikannya pengurusan izin-izin usaha perusahaan tepat waktu.
3. Terselenggaranya data base dan penyimpanan dokumen asli perusahaan.
4. Terbinanya jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan berbagai pihak stake holder.
5. Terselenggaranya kelancaran pelaksanaan agenda Direksi.
6. Terkomunikasikannya kepada pihak internal dan eksternal perusahaan tentang kebijakan perusahaan dan pemerintah.
7. Terselenggaranya pengelolaan informasi perusahaan.
8. Terpelihara dan berkembangnya sistem manajemen mutu perusahaan.
9. Tersedianya laporan triwulanan, Laporan Manajemen dan Annual Report tepat waktu.
10. Tersedianya bahan-bahan laporan untuk Rapat Komisaris dan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
11. Terumuskannya Sasaran Mutu Unit Kerja dan Prosedur Mutu Unit Kerja yang merupakan penjabaran dari Kebijakan Mutu, dan Sasaran Mutu Perusahaan yang telah ditetapkan.
12. Terselenggaranya kegiatan kesekretariatan perusahaan.
13. Tersedianya laporan kegiatan Sekretaris Perusahaan secara benar dan tepat waktu setiap tanggal 10 pada bulan berikutnya.

BATASAN WEWENANG :
1. Atas sepengetahuan Direksi mengadakan dan membina hubungan dengan para pihak sebagai upaya meningkatkan loyalitas para Stake Holder.
2. Memberikan keterangan pers (press release) mengenai kebijakan perusahaan.
3. Memberikan pertimbangan hukum kepada Direksi dalam merumuskan suatu peraturan atau kebijakan.
4. Merekomendasikan konsep perjanjian kerjasama yang akan ditandatangani oleh Direksi.
5. Mengkoordinasikan penyusunan laporan triwulanan perusahaan, Laporan Manajemen, Annual Report serta RJPP.
6. Atas persetujuan Direksi mewakili perusahaan dalam rangka menyelesaikan perselisihan hukum dengan pihak lain di dalam maupun di luar pengadilan.
7. Menjadi fasilitator dalam pengelolaan dan pengembangan sistem manajemen mutu perusahaan.
8. Mengkoordinasikan penyusunan Sasaran Mutu dan Prosedur Mutu Unit Kerja sampai disahkan oleh Direksi.
9. Mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan dan pengembangan sistem informasi manajemen termasuk penyebarluasan informasi perusahaan melalui jaringan intranet dan internet, operasional sistem komputerisasi Local Area Network dan pengaturan akses informasi.
10. Merekomendasikan spesifikasi teknis perangkat keras dan perangkat lunak komputer yang digunakan perusahaan.

HUBUNGAN KERJA / SUPERVISI :
1. Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab langsung kepada Direksi.
2. Sekretaris Perusahaan membawahi :
a. Kepala Bagian Hukum
b. Kepala Bagian Humas & Sekretariat
c. Kepala Bagian Manajemen Informasi
d. Kepala Bagian Manajemen

How to Become a ProSec (Professional Secretary) Peran Sekretaris

Pada waktu lampau profesi sebagai seorang sekretaris sering dianggap sebelah mata dan terkadang menghasilkan omongan miring di dalam maupun luar lingkungan kantor.
Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya. Benarkah itu?Ada waktu lampau profesi sebagai seorang sekretaris sering dianggap sebelah mata dan terkadang menghasilkan omongan miring di dalam maupun luar lingkungan kantor. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya. Benarkah itu?

Selain itu profesi ini tidaklah semata digeluti oleh gender wanita, tak sedikit profesi ini dipegang pula oleh gender pria. Terlebih lagi seiring dengan semakin berkembangnya sektor usaha dibidang apapun, profesi sebagai sekretaris adalah profesi yang dapat diperhitungkan dan memiliki prospek karir yang cerah bahkan peranannya tidak lagi dapat dianggap sebelah mata. Dengan banyak bermunculannya para sekretaris pria yang biasanya memiliki pekerjaan lebih berat ketimbang wanita, jelas hal ini membuktikan bahwa menjadi sekretaris bukanlah hal yang mudah dan mempunyai peran yang sangat penting. Sehingga dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan sehingga tak heran bila terkadang pekerjaan mereka terlihat serabutan.

Masih ingat peran utama dari seorang Sekretaris? Penjabaran dibawah ini mungkin akan mengingatkan Anda.

1. Sekretaris sebagai duta.

Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut. Apalagi jika perusahaan Anda termasuk perusahaan besar yang telah memiliki nama ditengah masyarakat tentu Anda tidak akan mau mendapat image buruk dan ditegur pimpinan bukan?

2. Sekretaris sebagai pintu gerbang

Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu. Disini sikap Anda bicara dan bahasa tubuh Anda sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda – beda.

3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.

Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah. Terutama bagi sekretaris wanita inilah saat yang tepat bagi Anda untuk menunjukan ‘taste’ artistik Anda.

4. Sekretaris sebagai humas.

Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain. Mengingat hal tersebut maka seorang sekretaris harus dapat bersikap profesional dan pandai memainkan peran dalam menghadapi segala situasi.